Die Zwölfmonatsfrist: Wann Ihre Nachforderung verfällt

Was die Frist genau bedeutet

Das Gesetz gibt Ihnen zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, um abzurechnen. Für das Kalenderjahr 2025 läuft die Frist also am 31. Dezember 2026 ab. Rechnen Sie über ein abweichendes Wirtschaftsjahr ab, etwa von Juli bis Juni, verschiebt sich der Stichtag entsprechend.

Entscheidend ist nicht, wann Sie die Abrechnung geschrieben oder abgeschickt haben, sondern wann sie Ihrem Mieter zugegangen ist. Ein Brief, den Sie am 30. Dezember einwerfen, geht in aller Regel erst im neuen Jahr zu – und damit zu spät. Wer die Frist ausreizt, sollte deshalb den Zugang sicherstellen und dokumentieren können.

Die Frist ist eine Ausschlussfrist, keine Verjährungsfrist. Das ist ein wichtiger Unterschied: Verjährung muss der Schuldner einwenden, damit sie wirkt. Der Ausschluss dagegen tritt von selbst ein. Ihr Mieter muss sich nicht darauf berufen; das Gericht berücksichtigt ihn ohnehin.

Die Frist wirkt nur zu Ihren Lasten

Ein Punkt, der regelmäßig überrascht: Die Frist schützt nur den Mieter. Haben Sie zu spät abgerechnet und es ergäbe sich eine Nachzahlung, ist diese verloren. Ergibt die Abrechnung dagegen ein Guthaben, müssen Sie es trotzdem auszahlen.

Sie können sich also nicht dadurch aus der Verantwortung ziehen, dass Sie gar nicht abrechnen. Ihr Mieter hat einen eigenständigen Anspruch darauf, dass Sie abrechnen – und wenn Sie es unterlassen, kann er die weitere Zahlung von Vorauszahlungen verweigern, bis die Abrechnung vorliegt. In Extremfällen kann er die geleisteten Vorauszahlungen sogar zurückverlangen.

Nur eine formell wirksame Abrechnung wahrt die Frist

Hier liegt die größte Falle. Sie können pünktlich abrechnen und die Frist trotzdem versäumen – nämlich dann, wenn Ihre Abrechnung formelle Mängel hat. Eine formell unwirksame Abrechnung gilt rechtlich als nicht erteilt.

Formell wirksam ist eine Abrechnung, wenn sie die Gesamtkosten je Position nennt, den angewandten Verteilerschlüssel angibt und erläutert, den Anteil des Mieters daraus errechnet und die geleisteten Vorauszahlungen abzieht. Sie muss für einen durchschnittlichen Mieter ohne besondere Vorkenntnisse nachvollziehbar sein.

• Gesamtkosten der Wirtschaftseinheit je Kostenart, nicht nur Ihr Anteil
• Der Verteilerschlüssel, ausdrücklich benannt und erläutert
• Die Bezugsgrößen, etwa 72 von 480 Quadratmetern
• Der daraus errechnete Anteil des Mieters
• Abzug der vereinbarten Vorauszahlungen
• Der Abrechnungszeitraum, eindeutig bezeichnet

Der Unterschied zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern ist erheblich. Ein formeller Mangel macht die Abrechnung insgesamt unwirksam – nach Fristablauf ist dann die gesamte Nachforderung verloren. Ein inhaltlicher Fehler, etwa ein falsch berechneter Betrag, lässt die Abrechnung wirksam und wird lediglich korrigiert.

Wann Sie ausnahmsweise doch nachfordern dürfen

Das Gesetz kennt eine Ausnahme für Fälle, in denen Sie die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben. Sie ist eng auszulegen, und die Beweislast liegt bei Ihnen. Die typischen Erklärungen reichen nicht: Arbeitsüberlastung, Urlaub, Krankheit oder schlicht Vergessen sind Ihr Risiko.

Anerkannt ist die Ausnahme vor allem bei nachträglichen behördlichen Festsetzungen. Erhalten Sie erst nach Fristablauf einen korrigierten Grundsteuerbescheid, der rückwirkend einen höheren Betrag festsetzt, konnten Sie diesen Betrag zum Zeitpunkt der Abrechnung nicht kennen. Dann dürfen Sie nachfordern.

Wichtig ist, dass Sie dann zügig handeln. Die Nachforderung sollte innerhalb von drei Monaten ab Kenntnis erfolgen. Wer den korrigierten Bescheid ein halbes Jahr liegen lässt, riskiert, dass ihm die zusätzliche Verzögerung doch zugerechnet wird.

Korrekturen nach Fristablauf

Haben Sie fristgerecht abgerechnet und stellen später einen Fehler fest, hängt die Korrekturmöglichkeit von der Richtung ab. Zugunsten Ihres Mieters dürfen Sie jederzeit korrigieren – eine zu hohe Forderung müssen Sie ohnehin zurücknehmen.

Zu Ihren Gunsten geht das nach Fristablauf nicht mehr. Haben Sie eine Position vergessen oder zu niedrig angesetzt, können Sie den Differenzbetrag nicht nachschieben. Das gilt auch dann, wenn der Fehler offensichtlich ist und Ihr Mieter ihn erkennen konnte.

Innerhalb der Frist dürfen Sie dagegen frei korrigieren und auch eine vollständig neue Abrechnung erteilen. Wenn Sie also im Februar merken, dass die im Januar verschickte Abrechnung fehlerhaft war, schicken Sie einfach eine berichtigte Fassung – solange der 31. Dezember noch nicht erreicht ist.

Die Einwendungsfrist Ihres Mieters

Der Gesetzgeber hat die Frist symmetrisch angelegt: Auch Ihr Mieter hat zwölf Monate Zeit, allerdings gerechnet ab dem Zugang der Abrechnung. Innerhalb dieser Frist muss er Einwendungen erheben, sonst kann er sie später nicht mehr geltend machen.

Für Sie bedeutet das eine gewisse Beruhigung. Erhebt Ihr Mieter binnen eines Jahres keine Einwendungen gegen eine Position, ist die Abrechnung in diesem Punkt bestandskräftig. Die Einwendungsfrist greift allerdings nur, wenn er die Verspätung zu vertreten hat, und sie hilft Ihnen nicht bei formell unwirksamen Abrechnungen.

Beachten Sie auch, dass die Einwendungsfrist nichts an einem Rückforderungsanspruch ändert, der auf einer von Anfang an nicht geschuldeten Position beruht. Wer jahrelang die Erhaltungsrücklage mitabgerechnet hat, kann sich nicht darauf berufen, der Mieter habe ja nicht widersprochen.

Bei Eigentumswohnungen wird es eng

Als Eigentümer einer vermieteten Wohnung hängen Sie von einer Vorleistung ab, auf die Sie keinen direkten Einfluss haben. Sie können erst abrechnen, wenn die Jahresabrechnung der Gemeinschaft vorliegt – und die wird häufig erst im zweiten oder dritten Quartal des Folgejahres beschlossen.

Damit bleibt Ihnen ein deutlich kürzeres Zeitfenster als einem Vermieter, der ein ganzes Haus besitzt und selbst über den Zeitpunkt entscheidet. Planen Sie entsprechend: Fordern Sie die Unterlagen aktiv an, sobald die Eigentümerversammlung stattgefunden hat, und schieben Sie die Abrechnung nicht bis Dezember auf.

Zeichnet sich ab, dass die Jahresabrechnung nicht rechtzeitig kommt, rechnen Sie mit den Ihnen bekannten Werten ab. Eine Abrechnung auf Grundlage des Wirtschaftsplans ist zwar nicht ideal, aber besser als keine – und Sie können innerhalb der Frist jederzeit eine berichtigte Fassung nachreichen.

So sichern Sie den Zugang

Weil es auf den Zugang ankommt und Sie ihn im Streitfall beweisen müssen, lohnt sich Sorgfalt beim Versand. Der einfache Brief ist die schwächste Variante: Er ist zwar üblich, aber Sie können nichts beweisen, wenn Ihr Mieter den Erhalt bestreitet.

• Persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung – der sicherste Weg
• Einwurf durch einen Zeugen, der den Inhalt kennt und den Einwurf bestätigen kann
• Übergabe-Einschreiben, allerdings nur bei tatsächlicher Annahme wirksam
• E-Mail, wenn Ihr Mieter dieser Form zugestimmt hat und Sie eine Lesebestätigung erhalten

Vom klassischen Einschreiben mit Rückschein ist eher abzuraten, wenn die Frist knapp ist: Wird der Empfänger nicht angetroffen, liegt die Sendung bei der Post, und der Zugang tritt erst mit der Abholung ein. Verstreicht dabei der Jahreswechsel, war die pünktliche Absendung wertlos.

Ein einfacher Zeitplan

1. Januar bis März: Grundsteuerbescheid und Mietvertrag heraussuchen, Zählerstände prüfen.
2. Nach der Eigentümerversammlung: Jahresabrechnung anfordern, sobald sie beschlossen ist.
3. Innerhalb von vier Wochen danach: nicht umlagefähige Positionen streichen, Abrechnung erstellen.
4. Spätestens Oktober: Abrechnung versenden und Zugang dokumentieren.
5. November und Dezember: Puffer für Rückfragen, Korrekturen und die Anpassung der Vorauszahlung.

Der Puffer am Ende ist kein Luxus. Erfahrungsgemäß tauchen genau dann Fragen auf, wenn man keine Zeit mehr hat: eine fehlende Aufschlüsselung beim Hauswart, ein unklarer Emissionswert, ein Zählerstand, der nicht zum Zeitraum passt. Wer im Oktober fertig ist, kann solche Punkte in Ruhe klären und trotzdem fristgerecht abrechnen.