Die Nebenkostenabrechnung, die geprüft ist, bevor Ihr Mieter sie prüft.
Aus der Jahresabrechnung Ihrer Hausverwaltung wird ein fertiges Schreiben an Ihren Mieter – mit Rechenweg, Fundstelle zu jeder Position und dem Nachweis, dass alle vier Angaben enthalten sind, ohne die eine Abrechnung unwirksam ist.
18 € je Abrechnung oder ab 6,99 € im Monat. Ihre Unterlagen werden im Browser gelesen und verlassen Ihr Gerät nicht.
Anna Musterfrau, Lindenallee 12, 45127 Essen
Lindenallee 12
45127 Essen
Essen, den 14.3.2025
Betriebskostenabrechnung 1.1.2024 bis 31.12.2024 – Lindenallee 12, 45127 Essen
Sehr geehrter Herr Beispiel,
anbei erhalten Sie die Abrechnung der Betriebskosten für den Zeitraum 1.1.2024 bis 31.12.2024. Die folgende Aufstellung nennt zu jeder Kostenart die Gesamtkosten des Hauses, den angewandten Verteilerschlüssel und die Berechnung Ihres Anteils.
Ihre Nachzahlung
2.199,43 EUR
Aus der Abrechnung ergibt sich eine Nachzahlung von 2.199,43 EUR. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 13.4.2025 auf das Konto DE02 1203 0000 0000 2020 51 bei der Sparkasse Essen unter Angabe des Verwendungszwecks „Betriebskosten 2024“.
Sie können jederzeit Einsicht in die Belege nehmen, die dieser Abrechnung zugrunde liegen. Einwendungen teilen Sie mir bitte innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang mit.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Musterfrau
Jede zweite
Abrechnung ist fehlerhaft
Etwa die Hälfte der Abrechnungen, die Mietervereine prüfen, enthält mindestens einen Fehler. Ihr Mieter muss kein Jurist sein, um ihn zu finden – er muss nur jemanden fragen.
Deutscher Mieterbund
12 Monate
und die Nachforderung ist weg
Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach können Sie nichts mehr nachfordern – ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
§ 556 Abs. 3 BGB
Vier Angaben
entscheiden über die Wirksamkeit
Fehlt eine davon, ist die Abrechnung unwirksam. Nicht teilweise, nicht korrigierbar nach Fristablauf – unwirksam, auch wenn jede einzelne Zahl stimmt.
BGH VIII ZR 295/07
§ 1 Abs. 2 BetrKV
Die Abrechnung Ihrer Hausverwaltung ist keine Betriebskostenabrechnung.
Sie ist die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft. Ein Teil dessen, was darin steht, ist Ihre Sache und nicht die Ihres Mieters – und genau dieser Teil fällt in einer Tabellenkalkulation nicht auf.
- Wasserversorgung und Entwässerung5.965,00 €
- Gebäudereinigung2.960,00 €
- Hauswart3.120,00 €
- Sach- und Haftpflichtversicherung2.416,00 €
- Verwaltervergütung4.200,00 €Verwaltungskosten, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV
- Zuführung Erhaltungsrücklage6.400,00 €Vermögensbildung, § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG
- Reparatur Hauseingangstür1.780,00 €Instandsetzung, § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV
Drei von sieben Posten dürfen den Mieter nicht erreichen. Wer die Abrechnung der Hausverwaltung weiterreicht, legt sie trotzdem um – und zahlt sie im Streitfall drei Jahre rückwirkend zurück.
Eigentumswohnung
Vier Dinge, die nur Sie betreffen.
Wer ein ganzes Haus vermietet, hat diese Probleme nicht. Bei einer Eigentumswohnung liegt zwischen den Kosten und dem Mieter eine zweite Rechtsordnung.
Zwei Regelwerke, die nicht zusammenpassen
§ 556a BGB
Ein falscher Posten wirkt über Jahre
§ 1 Abs. 2 BetrKV
Die Grundsteuer steht in keiner Hausgeldabrechnung
§ 2 Nr. 1 BetrKV
Die Frist läuft auch, wenn die Verwaltung trödelt
§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB
BGH VIII ZR 295/07
Vier Angaben entscheiden, ob Ihre Abrechnung überhaupt zählt.
Der BGH verlangt sie in ständiger Rechtsprechung. Fehlt eine, ist die Abrechnung unwirksam – auch wenn jede Zahl darin stimmt. Nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist lässt sich das nicht mehr heilen. Deshalb steht die Prüfung vor dem Download, nicht im Kleingedruckten.
Zusammenstellung der Gesamtkosten
Zu jeder Kostenart steht der Gesamtbetrag des Hauses, nicht nur der Anteil des Mieters.
Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
Jeder Schlüssel ist benannt und in einem Satz erklärt, samt der Bezugsgrößen, mit denen gerechnet wurde.
Berechnung des Anteils
Der Weg vom Gesamtbetrag zum Anteil ist ohne weitere Unterlagen nachvollziehbar.
Abzug der Vorauszahlungen
Abgerechnet wird gegen die geschuldeten Vorauszahlungen, nicht gegen die tatsächlich eingegangenen.
Dieselbe Prüfung meldet außerdem, woran Ihr Mieter ansetzen könnte: eine abgelaufene Frist, eine fehlende Bankverbindung, ein Verteilerschlüssel, der von Ihrem Mietvertrag abweicht. Und sie vergleicht jede Position mit dem Vorjahr – ein verrutschtes Komma fällt so auf, bevor es im Briefkasten liegt.
Ablauf
Vier Schritte, eine Viertelstunde.
Im zweiten Jahr geht es schneller, weil die Stammdaten stehen und Sie den Weg kennen.
- 1
Unterlagen einlesen
ohne Upload
Mietvertrag, Jahresabrechnung der Hausverwaltung und Grundsteuerbescheid. Die Dateien werden im Browser gelesen und verlassen Ihr Gerät nicht.
- 2
Positionen bestätigen
§ 2 BetrKV
Jede Kostenart bekommt einen Vorschlag mit Begründung und Fundstelle. Sie bestätigen, korrigieren oder streichen – die Software entscheidet nichts allein.
- 3
Zahlungen erfassen
BGH VIII ZR 108/02
Ein Raster über alle Monate: vereinbart, eingegangen, vermietet. Leerstand und Ausfälle laufen getrennt und landen nicht im Saldo.
- 4
Prüfen und versenden
§ 259 BGB
Die Wirksamkeitsprüfung meldet, was fehlt und woran der Mieter ansetzen könnte. Danach steht das fertige Schreiben als PDF bereit.
Drei Seiten
Am Ende steht ein Brief, kein Tabellenausdruck.
Anschreiben mit Anschriftenfeld, Betreff und Zahlungsaufforderung. Dahinter die Aufstellung mit Rechenweg, die Erläuterung jedes Verteilerschlüssels und die Kosten, die Sie selbst tragen.
Rechtsstand 2026
Was die Anwendung kennt.
Die Regeln, an denen Abrechnungen scheitern – eingebaut, mit Fundstelle, und auf dem Stand, den die letzten Gesetzesänderungen hinterlassen haben.
Alle 17 Kostenarten
§ 2 BetrKV
Heizung und Warmwasser
§ 7 HeizkostenV
CO₂-Kosten nach Stufenmodell
§ 5 CO2KostAufG
Kabelanschluss seit Juli 2024
§ 72 TKG
Mieterwechsel im Jahr
§ 556a BGB
Anpassung der Vorauszahlung
§ 560 Abs. 4 BGB
21 Beiträge
Nachlesen, bevor Sie entscheiden.
Welche Kosten Sie weitergeben dürfen, nach welchem Schlüssel verteilt wird, welche Fristen laufen – mit Fundstellen und durchgerechneten Beispielen.
Hausgeldabrechnung in eine Betriebskostenabrechnung umwandeln
Die Jahresabrechnung Ihrer Hausverwaltung dürfen Sie Ihrem Mieter nicht einfach weiterreichen. Sie enthält Positionen, die der Eigentümer selbst tragen muss – vor allem die Verwaltervergütung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und alle Instandhaltungskosten. Streichen Sie diese Posten, ergänzen Sie die Grundsteuer aus Ihrem eigenen Bescheid und verteilen Sie den Rest nach dem Schlüssel, der in Ihrem Mietvertrag steht – nicht nach dem der Teilungserklärung.
Eigentumswohnung vermieten
Die 17 umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV
Die Betriebskostenverordnung zählt in § 2 siebzehn Kostenarten auf, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Der Katalog ist abschließend: Was dort nicht steht und sich auch nicht unter die sonstigen Betriebskosten der Nummer 17 fassen lässt, bleibt beim Eigentümer. Voraussetzung ist außerdem, dass die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist.
Kostenarten und Umlageschlüssel
Grundsteuer in der Nebenkostenabrechnung nach der Reform
Die Grundsteuer ist als laufende öffentliche Last umlagefähig, sofern die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Durch die Reform gelten seit dem 1. Januar 2025 neu berechnete Beträge, die deutlich von den Vorjahreswerten abweichen können. Übernehmen Sie deshalb nie den Vorjahreswert, sondern den Betrag aus dem aktuellen Bescheid – und prüfen Sie diesen vorher auf Plausibilität.
Was sich geändert hat
Die Zwölfmonatsfrist: Wann Ihre Nachforderung verfällt
Die Betriebskostenabrechnung muss Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absenden. Versäumen Sie die Frist, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen – ein Guthaben müssen Sie dagegen weiterhin auszahlen. Die Frist wahrt nur eine Abrechnung, die auch formell wirksam ist.
Fristen, Form und Geld
Endpreise
Einzeln abrechnen oder im Abo.
Je nachdem, ob Sie eine Wohnung vermieten oder mehrere. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer.
Einzelabrechnung
Eine vollständige Abrechnung als PDF. Ohne Abo, ohne Laufzeit.
18,00 €
Wenn Sie regelmäßig abrechnen, ist ein Abo günstiger – und Sie zahlen nicht bei jeder Abrechnung erneut.
Basis
eine Abrechnung im Monat
6,99 € pro Monat
Erweitert
drei Abrechnungen im Monat
14,99 € pro Monat
Pro
20 Abrechnungen im Jahr
99,00 € pro Jahr
Ultimate
unbegrenzt viele Abrechnungen
699,00 € pro Jahr
Abos sind jederzeit über den Kündigungsknopf kündbar, monatliche zum Ende der laufenden Periode, jährliche mit einem Monat zum Laufzeitende.
Häufige Fragen
Was Vermieter am häufigsten wissen wollen.
- Darf ich die Jahresabrechnung der Hausverwaltung an meinen Mieter weitergeben?
- Nein. Die Jahresabrechnung enthält Verwaltungskosten, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Instandhaltungskosten – alle drei dürfen Sie nicht umlegen. Außerdem rechnet die Verwaltung nach Miteigentumsanteilen ab, während für Ihren Mieter der Schlüssel aus dem Mietvertrag gilt. Sie müssen die Abrechnung deshalb umrechnen.
- Welche Kosten darf ich auf den Mieter umlegen?
- Nur die 17 Kostenarten aus § 2 BetrKV, und auch die nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Dazu zählen Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Gebäudeversicherung, Gartenpflege, Aufzug und Hauswart. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und die Erhaltungsrücklage.
- Wie lange habe ich Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
- Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absenden. Nach Fristablauf können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen – ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
- Welcher Umlageschlüssel gilt bei einer Eigentumswohnung?
- Der Schlüssel aus Ihrem Mietvertrag. Steht dort nichts, gilt die Wohnfläche als gesetzlicher Auffangmaßstab nach § 556a Abs. 1 BGB. Die Miteigentumsanteile aus der Teilungserklärung gelten nur, wenn der Mietvertrag sie ausdrücklich vorsieht. Wo Zähler vorhanden sind, ist nach Verbrauch abzurechnen.
- Was passiert, wenn meine Hausverwaltung zu spät abrechnet?
- Ihre Frist gegenüber dem Mieter läuft trotzdem weiter. Die Verwaltung ist Ihre Erfüllungsgehilfin, ihre Verzögerung wird Ihnen zugerechnet. Rechnen Sie in diesem Fall mit den bekannten Werten fristgerecht ab, kennzeichnen Sie vorläufige Positionen und reichen Sie eine berichtigte Fassung nach.
- Sind Kabelanschlusskosten noch umlagefähig?
- Für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Juli 2024 nicht mehr. Das Nebenkostenprivileg für den TV-Kabelanschluss ist mit der Novelle des Telekommunikationsgesetzes entfallen. Umlagefähig bleiben die Betriebskosten einer eigenen Gemeinschaftsantennenanlage sowie unter engen Voraussetzungen ein Glasfaser-Bereitstellungsentgelt.
- Verlassen meine Dokumente den Computer?
- Nein. Mietvertrag, Jahresabrechnung und Grundsteuerbescheid werden direkt im Browser gelesen und nicht an einen Server übertragen. Gespeichert wird nur das Ergebnis Ihrer Abrechnung – also Zeitraum, Summen und Saldo – damit Sie es später wiederfinden.
- Ersetzt die Anwendung eine Rechtsberatung?
- Nein. Sie ist ein Rechenwerkzeug. Umlageschlüssel werden anhand allgemeiner Regeln vorgeschlagen und mit der Fundstelle belegt, entschieden wird von Ihnen: Jede Position bestätigen Sie einzeln. Ob eine Abrechnung im Einzelfall wirksam ist, kann nur eine Rechtsberatung beurteilen.
Rechnen Sie es an Ihrer eigenen Abrechnung durch.
Sie brauchen Mietvertrag, Jahresabrechnung und Grundsteuerbescheid. Sie sehen das vollständige Ergebnis mit allen Positionen und die Wirksamkeitsprüfung, bevor Sie sich für den Download entscheiden.
- Alle vier Mindestangaben geprüft
- Jede Position mit ihrer Fundstelle
- Rechenweg im Dokument, nicht im Anhang
- Unterlagen bleiben auf Ihrem Gerät