Die 17 umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV

Warum der Katalog abschließend ist

Der Gesetzgeber hat die umlagefähigen Betriebskosten bewusst aufgezählt und nicht nur allgemein umschrieben. Das schützt den Mieter davor, dass ihm nach und nach immer neue Kostenarten in Rechnung gestellt werden. Für Sie als Vermieter bedeutet es: Sie können nicht argumentieren, eine Kostenart sei doch wirtschaftlich vernünftig und falle regelmäßig an. Sie muss im Katalog stehen.

Vor der Prüfung des Katalogs steht immer die Frage nach der Vereinbarung. Ohne eine Regelung im Mietvertrag sind sämtliche Betriebskosten mit der Miete abgegolten, und der schönste Katalog hilft Ihnen nicht weiter. Üblich und in aller Regel ausreichend ist ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung; eine Ausnahme gilt für die Nummer 17, auf die wir weiter unten gesondert eingehen.

Die zweite Vorfrage betrifft die Art der Kosten. Betriebskosten entstehen dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück und dessen bestimmungsmäßigen Gebrauch, und zwar laufend. Einmalige Aufwendungen fallen heraus, ebenso alles, was der Erhaltung der Substanz dient. Verwaltungskosten sind ausdrücklich ausgenommen. Erst wenn diese Hürden genommen sind, lohnt der Blick in die einzelnen Nummern.

Nummer 1 bis 3: Grundsteuer, Wasser und Entwässerung

Die Nummer 1 erfasst die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, praktisch also die Grundsteuer. Bei einer Eigentumswohnung erhalten Sie dafür einen eigenen Bescheid, der nur Ihre Einheit betrifft – ein Verteilerschlüssel entfällt deshalb, der Betrag entfällt zu hundert Prozent auf Ihre Wohnung. Wichtig ist, den aktuellen Bescheid zu verwenden: Durch die Grundsteuerreform haben sich die Beträge zum Januar 2025 vielfach erheblich verändert.

Die Nummer 2 umfasst die Kosten der Wasserversorgung, also den Wasserverbrauch, die Grundgebühren, die Miete oder Eichung von Wasserzählern sowie die Wartung von Wassermengenreglern. Sind Zähler vorhanden, muss nach erfasstem Verbrauch abgerechnet werden. Ohne Zähler bleibt die Wohnfläche als Maßstab.

Die Nummer 3 betrifft die Entwässerung, also Schmutz- und Niederschlagswasser sowie den Betrieb einer eigenen Kläranlage oder Hebeanlage. In der Praxis folgt die Entwässerung meist dem Maßstab der Wasserversorgung, weil viele Gemeinden die Abwassergebühr am Frischwasserverbrauch bemessen. Wird das Niederschlagswasser gesondert nach versiegelter Fläche berechnet, kann eine getrennte Betrachtung sinnvoll sein.

Nummer 4 bis 6: Heizung und Warmwasser

Die Nummern 4 bis 6 behandeln die Wärmeversorgung und sind die einzigen Positionen, bei denen Ihnen die Wahl des Verteilerschlüssels vollständig aus der Hand genommen ist. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens fünfzig und höchstens siebzig Prozent nach dem erfassten Verbrauch abzurechnen sind. Der Rest wird nach Fläche verteilt. Eine reine Flächenumlage ist unwirksam und berechtigt den Mieter zur Kürzung.

Die Nummer 4 erfasst die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage: Brennstoff, Strom für den Betrieb, Bedienung, Wartung und Reinigung der Anlage, Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Miete der Erfassungsgeräte und die Kosten der Verbrauchsanalyse. Bei Fernwärme tritt der Wärmepreis an die Stelle des Brennstoffs. Nicht dazu gehört die Reparatur der Anlage.

Die Nummer 5 regelt dasselbe für die Warmwasserversorgung, die Nummer 6 den in der Praxis häufigsten Fall der verbundenen Anlage, bei der Heizung und Warmwasser aus einer Quelle stammen. Dann sind die Kosten zunächst rechnerisch auf beide Zwecke aufzuteilen, bevor sie verteilt werden. Seit 2023 kommt die Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter hinzu, die sich nach dem energetischen Zustand des Gebäudes richtet.

Nummer 7 bis 9: Aufzug, Müll und Reinigung

Die Nummer 7 umfasst die Betriebskosten des Aufzugs: Strom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege, regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Reinigung. Nach der Rechtsprechung dürfen auch Mieter im Erdgeschoss beteiligt werden, sofern der Mietvertrag keine Ausnahme vorsieht. Der Reparaturanteil eines Vollwartungsvertrags ist herauszurechnen.

Die Nummer 8 erfasst die Straßenreinigung und die Müllbeseitigung, einschließlich der Gebühren der Gemeinde, der Kosten für Müllschlucker und Müllkompressoren sowie des Winterdienstes, soweit dieser der Straßenreinigung dient. Wird der Restmüll verwogen oder nach Behältergröße erfasst, kommt ein verbrauchsnaher Maßstab in Betracht, der die Nutzer gerechter belastet.

Die Nummer 9 betrifft die Gebäudereinigung und die Ungezieferbekämpfung. Gemeint ist die laufende Reinigung der gemeinschaftlich genutzten Flächen wie Treppenhaus, Keller und Waschküche. Eine einmalige Sonderreinigung nach einem Wasserschaden gehört nicht dazu, ebenso wenig eine Schädlingsbekämpfung, die auf einen konkreten Mangel des Gebäudes zurückgeht.

Nummer 10 bis 13: Garten, Licht, Schornstein, Versicherung

Die Nummer 10 erfasst die Gartenpflege einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen sowie der Pflege von Spielplätzen und Zugängen. Die erstmalige Anlage eines Gartens ist dagegen Herstellungsaufwand und nicht umlagefähig. Umlagefähig sind auch Flächen, die der Mieter nicht selbst nutzen darf, solange sie zum Gesamteindruck der Anlage gehören.

Die Nummer 11 betrifft die Beleuchtung, also den Strom für Außenbeleuchtung und gemeinschaftlich genutzte Innenräume wie Treppenhaus, Keller und Waschküche. Der Austausch defekter Leuchtmittel gehört noch zum Betrieb; die Erneuerung der gesamten Beleuchtungsanlage ist Instandsetzung.

Die Nummer 12 erfasst die Schornsteinreinigung. Achten Sie darauf, diese Kosten nicht doppelt anzusetzen, wenn sie bereits in den Heizkosten enthalten sind. Die Nummer 13 schließlich umfasst die Sach- und Haftpflichtversicherung, also Gebäude-, Elementarschaden-, Glas- und Haftpflichtversicherung sowie die Versicherung des Öltanks und des Aufzugs. Eine Rechtsschutzversicherung der Gemeinschaft gehört nicht dazu, ebenso wenig eine Mietausfallversicherung.

Nummer 14 bis 16: Hauswart, Antenne, Wäschepflege

Die Nummer 14 erlaubt die Umlage der Hauswartkosten, aber mit einer im Gesetz ausdrücklich genannten Einschränkung: Anteile für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung müssen herausgerechnet werden. Liegt keine Aufschlüsselung vor, ist ein begründeter Abschlag vorzunehmen und in der Abrechnung auszuweisen.

Die Nummer 15 betrifft die Gemeinschaftsantennenanlage und das Breitbandnetz. Hier hat sich das Recht grundlegend geändert: Für den klassischen TV-Kabelanschluss ist das sogenannte Nebenkostenprivileg zum 30. Juni 2024 entfallen. Die Kosten dürfen seither nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden. Umlagefähig bleiben die Betriebskosten einer echten Gemeinschaftsantennenanlage sowie unter engen Voraussetzungen ein Glasfaserbereitstellungsentgelt.

Die Nummer 16 erfasst die Einrichtungen für die Wäschepflege, also Betriebsstrom, Überwachung, Pflege und Reinigung gemeinschaftlicher Waschmaschinen und Trockner sowie die Wasserkosten dieser Geräte. In vielen Eigentumswohnanlagen spielt diese Position keine Rolle mehr, weil Waschküchen zurückgebaut wurden.

Nummer 17: Die sonstigen Betriebskosten

Die Nummer 17 ist eine Auffangposition für laufende Kosten, die den vorgenannten Arten ähneln, aber in keine von ihnen passen. Typische Beispiele sind die Wartung von Rauchwarnmeldern, die Wartung einer Lüftungsanlage, die Prüfung von Elektroanlagen, die Dachrinnenreinigung oder die Wartung von Türschließanlagen.

Hier gilt eine Besonderheit, die viele Abrechnungen scheitern lässt: Ein pauschaler Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt für diese Position nicht. Sonstige Betriebskosten sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag einzeln und konkret benannt sind. Der Mieter soll bei Vertragsschluss erkennen können, welche Kosten auf ihn zukommen.

Was ausdrücklich nicht dazugehört

Ebenso wichtig wie der Katalog ist die Gegenliste. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten jeder Art, also die Vergütung der Hausverwaltung, Kontoführung, Kosten der Eigentümerversammlung sowie Rechts- und Beratungskosten. Ebenfalls ausgeschlossen sind Instandhaltung und Instandsetzung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und deren Verwendung, Sonderumlagen sowie Zins und Tilgung von Darlehen der Gemeinschaft.

Hinzu kommen Kosten, die zwar laufend anfallen, aber nicht dem Betrieb des Gebäudes dienen: Mietausfallversicherung, Rechtsschutzversicherung, Kosten der Erstellung der Betriebskostenabrechnung, Bankgebühren und Mahnkosten. Auch Leerstandskosten Ihrer eigenen Wohnung gehören dazu – sie tragen Sie selbst und dürfen sie weder auf den nachfolgenden Mieter noch auf die übrige Zeit verteilen.

Welche Positionen bei Eigentumswohnungen typisch sind

In der Praxis begegnen Ihnen bei einer vermieteten Eigentumswohnung selten alle siebzehn Nummern. Die Jahresabrechnung einer durchschnittlichen Wohnanlage enthält meist Wasser und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Müll und Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Gebäudeversicherung, häufig einen Hauswart und bei größeren Häusern den Aufzug.

Die Grundsteuer müssen Sie ergänzen, weil sie nicht in der Hausgeldabrechnung steht. Umgekehrt enthält die Hausgeldabrechnung mehrere Positionen, die Sie streichen müssen. Genau diese beiden Bewegungen – ergänzen und streichen – machen den Unterschied zwischen der Abrechnung Ihrer Verwaltung und der Abrechnung, die Ihr Mieter bekommt.