Was aus der WEG-Abrechnung nicht auf den Mieter darf

Die Grundregel: laufend, betriebsbedingt, vereinbart

Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück und durch dessen bestimmungsmäßigen Gebrauch laufend entstehen. Aus dieser Definition ergeben sich drei Prüffragen für jede Position Ihrer Hausgeldabrechnung: Fällt die Position regelmäßig an oder ist sie einmalig? Dient sie dem laufenden Betrieb oder der Erhaltung der Substanz? Und steht sie im Katalog der Betriebskostenverordnung?

Erst wenn alle drei Fragen zugunsten der Umlage ausfallen, kommt die vierte hinzu: Haben Sie die Umlage mit Ihrem Mieter vereinbart? Ohne eine solche Vereinbarung im Mietvertrag sind sämtliche Betriebskosten mit der Miete abgegolten. Dann hilft Ihnen auch der schönste Katalog nichts.

Verwaltungskosten: der größte Block

Die Vergütung Ihrer Hausverwaltung ist der Posten, der am häufigsten fälschlich weitergereicht wird. Sie ist ausdrücklich keine Betriebskostenart. Das Gleiche gilt für alles, was mit der Verwaltung der Gemeinschaft zusammenhängt: Kontoführungsgebühren, Kosten der Eigentümerversammlung, Aufwendungen für den Verwaltungsbeirat, Rechts- und Beratungskosten, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung.

Ein verbreiteter Irrtum lautet, bei einer Eigentumswohnung sei die Verwaltervergütung ausnahmsweise umlagefähig, weil sie ja im Hausgeld enthalten ist. Das trifft nicht zu. Das Hausgeld ist eine Zahlung im Verhältnis zur Eigentümergemeinschaft und sagt über die mietrechtliche Umlagefähigkeit nichts aus. Umgekehrt gilt: Beauftragen Sie für Ihre eigene Wohnung einen Mietverwalter, sind auch dessen Kosten nicht umlagefähig.

Erhaltungsrücklage und Instandhaltung

Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage – früher Instandhaltungsrücklage – ist keine Ausgabe, sondern Ansparen. Das Geld bleibt der Gemeinschaft erhalten und steigert den Wert Ihres Eigentums. Es wäre systemwidrig, den Mieter daran zu beteiligen. Ebenso wenig dürfen Sie die spätere Entnahme umlegen: Wird aus der Rücklage das Dach saniert, bleibt es eine Instandsetzung.

Die Abgrenzung zwischen Wartung und Reparatur führt in der Praxis zu Streit. Die Faustregel: Wartung erhält die Funktionsfähigkeit und fällt planmäßig an – sie ist umlagefähig. Reparatur und Austausch stellen einen beschädigten oder verschlissenen Zustand wieder her – sie sind es nicht.

Mischpositionen richtig aufteilen

Manche Positionen enthalten umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile. Der Klassiker ist der Hauswart. Kehrt er das Treppenhaus und pflegt die Außenanlagen, ist das umlagefähig. Repariert er tropfende Wasserhähne oder führt er Verwaltungsaufgaben aus, ist es das nicht. Sie müssen diesen Anteil herausrechnen.

Liegt keine Aufschlüsselung vor, fordern Sie sie bei Ihrer Verwaltung an. Ist das nicht zu bekommen, nehmen Sie eine nachvollziehbare Schätzung vor und weisen Sie diese in der Abrechnung aus. Ein pauschaler Abschlag von zehn bis zwanzig Prozent für Reparaturanteile ist in der Praxis verbreitet. Wichtig ist, dass Sie den Abzug überhaupt vornehmen und ihn erläutern – eine ungeteilte Hauswartposition ist angreifbar.

Kosten, die es nur bei der Eigentumswohnung gibt

Einige Positionen tauchen ausschließlich in Hausgeldabrechnungen auf und haben im Mietverhältnis nichts zu suchen. Dazu zählen Sonderumlagen, die die Gemeinschaft für größere Maßnahmen beschließt. Eine Sonderumlage dient fast immer der Instandsetzung und ist damit Sache des Eigentümers – auch dann, wenn sie über mehrere Jahre in Raten gezahlt wird.

Ebenfalls nicht umlagefähig sind Zinsen und Tilgung für Darlehen der Gemeinschaft, etwa bei einer energetischen Sanierung. Und Abrechnungsspitzen, die sich aus dem Verhältnis der Eigentümer untereinander ergeben, bleiben außen vor. Ihr Mieter schuldet Ihnen die Betriebskosten seiner Wohnung, nicht einen Anteil an der Finanzlage der Gemeinschaft.

• Sonderumlagen für Sanierungsmaßnahmen
• Zins und Tilgung von WEG-Darlehen
• Kosten der Erstellung der Jahresabrechnung
• Abrechnungsspitzen und Nachzahlungen anderer Eigentümer
• Prozesskosten der Gemeinschaft
• Rücklagen für künftige Maßnahmen jeder Art

Ein Sonderfall sind Kosten für das Sondereigentum, also für Ihre Wohnung selbst. Sie erscheinen selten in der Hausgeldabrechnung, gehören aber in dieselbe Prüfung. Der Austausch eines Fensters in Ihrer Wohnung ist Instandsetzung, die Wartung der Therme dagegen laufender Betrieb und damit umlagefähig, sofern der Mietvertrag es vorsieht. Entscheidend bleibt auch hier die Unterscheidung zwischen Erhalten und Betreiben, nicht die Frage, wer die Rechnung stellt.

Betriebskosten, die im Mietvertrag fehlen

Eine Position kann im Katalog stehen, laufend anfallen und trotzdem nicht umlagefähig sein: dann nämlich, wenn Ihr Mietvertrag sie nicht erfasst. Die Umlage von Betriebskosten muss vereinbart werden. Fehlt die Vereinbarung, sind sie mit der Miete abgegolten – auch wenn beide Seiten das anders gemeint haben.

Ältere Mietverträge listen die Kostenarten häufig einzeln auf. Kommt später eine neue Position hinzu, etwa die Wartung neu eingebauter Rauchwarnmelder, ist sie von einer solchen abschließenden Aufzählung nicht gedeckt. Ein pauschaler Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt dagegen in aller Regel, um den gesamten Katalog einzubeziehen.

Prüfen Sie deshalb bei jeder Position nicht nur, ob sie ihrer Art nach umlagefähig ist, sondern auch, ob Ihr konkreter Vertrag sie deckt. Bei einer Wohnung, die Sie mit bestehendem Mietverhältnis gekauft haben, gilt der Vertrag Ihres Vorgängers unverändert weiter – einschließlich aller Lücken.

Wenn Sie zu viel abgerechnet haben

Stellen Sie fest, dass Sie in früheren Jahren nicht umlagefähige Kosten berechnet haben, sollten Sie von sich aus korrigieren. Ihr Mieter kann zu Unrecht gezahlte Beträge zurückverlangen. Der Anspruch verjährt in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er entstanden ist und der Mieter davon erfahren hat.

Eine freiwillige Korrektur hat zwei Vorteile. Sie vermeiden den Vorwurf, bewusst zu hoch abgerechnet zu haben, und Sie behalten die Kontrolle über den Zeitraum, der aufgerollt wird. Wartet Ihr Mieter, bis er anwaltlich beraten ist, prüft er in aller Regel gleich alle noch offenen Jahre.

Für die Zukunft lohnt sich eine feste Routine. Legen Sie eine Liste Ihrer Positionen an, in der zu jeder Kostenart vermerkt ist, ob sie umlagefähig ist und auf welcher Grundlage. Diese Liste prüfen Sie einmal jährlich gegen die neue Hausgeldabrechnung. Neue Positionen fallen so sofort auf, und Sie entscheiden bewusst statt aus Gewohnheit. Der Aufwand entsteht einmal, die Sicherheit bleibt.

Bewahren Sie außerdem die Hausgeldabrechnungen und die zugehörigen Beschlüsse der Eigentümerversammlung auf. Wenn Ihr Mieter Belegeinsicht verlangt oder eine Position bestreitet, müssen Sie belegen können, wofür das Geld verwendet wurde und warum Sie es als laufende Betriebskosten eingeordnet haben. Ein Beschluss über eine Instandsetzungsmaßnahme ist dabei der beste Nachweis dafür, dass die Position eben nicht umlagefähig war.