Verwaltungskosten aus der Abrechnung herausrechnen

Warum die Grenze so scharf gezogen ist

Die Betriebskostenverordnung nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich vom Begriff der Betriebskosten aus. Das ist keine Formalie, sondern folgt einem einfachen Gedanken: Die Verwaltung Ihres Eigentums ist Ihre Angelegenheit als Eigentümer. Ihr Mieter hat davon nichts. Er zahlt für Wasser, Wärme und die Pflege des Hauses, nicht dafür, dass Sie Ihre Eigentumsverhältnisse organisieren lassen.

Bei Eigentumswohnungen führt das regelmäßig zu Verwirrung, weil die Verwaltervergütung im Hausgeld steckt und dort neben den echten Betriebskosten steht. Der gemeinsame Zahlungsweg macht daraus aber keine gemeinsame Rechtsnatur. Was Sie an die Gemeinschaft zahlen, und was Sie von Ihrem Mieter verlangen dürfen, sind zwei verschiedene Fragen.

Diese Positionen gehören dazu

Diese Liste ist nicht abschließend. Die Faustregel lautet: Alles, was mit dem Organisieren, Abrechnen, Beschließen und Durchsetzen zu tun hat, ist Verwaltung. Alles, was mit dem physischen Betrieb des Gebäudes zu tun hat, kommt als Betriebskostenart in Betracht.

Der Hauswart als schwierigster Fall

Kaum eine Position wird häufiger falsch abgerechnet als der Hauswart. Die Betriebskostenverordnung erlaubt seine Kosten ausdrücklich – aber nur, soweit sie nicht auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Verwaltung entfallen. Diese Einschränkung steht direkt im Gesetz und ist damit keine Auslegungsfrage.

Weist Ihre Hausverwaltung die Hauswartkosten als eine einzige Summe aus, müssen Sie den nicht umlagefähigen Anteil selbst abziehen. Fordern Sie zunächst eine Aufschlüsselung an – viele Dienstleistungsverträge enthalten eine Aufgabenliste, aus der sich das ableiten lässt. Bekommen Sie keine, nehmen Sie eine begründete Schätzung vor.

Wartungsverträge mit verstecktem Reparaturanteil

Dasselbe Problem tritt bei Vollwartungsverträgen auf, etwa für den Aufzug oder die Heizungsanlage. Solche Verträge decken oft nicht nur die planmäßige Wartung ab, sondern auch den Austausch von Verschleißteilen oder ganze Reparaturen. Der Reparaturanteil ist nicht umlagefähig.

In der Praxis liegt dieser Anteil bei Aufzugsvollwartung häufig zwischen zwanzig und fünfzig Prozent. Der Vertrag selbst gibt darüber selten Auskunft. Fragen Sie beim Wartungsunternehmen nach einer Aufteilung – seriöse Anbieter liefern sie, weil die Frage regelmäßig gestellt wird. Nehmen Sie den Abzug in jedem Fall vor und weisen Sie ihn in der Abrechnung aus.

Wenn die Verwaltung nicht aufschlüsselt

Sie haben Anspruch darauf, dass Ihre Hausverwaltung Ihnen die Unterlagen zugänglich macht, die Sie für Ihre eigene Abrechnung brauchen. Als Eigentümer dürfen Sie Belegeinsicht nehmen. Nutzen Sie das, bevor Sie schätzen – ein Blick in die Rechnung des Dienstleisters ersetzt jede Faustregel.

1. Schriftlich um eine Aufschlüsselung der Mischpositionen bitten, mit Frist.
2. Bei Ablehnung Belegeinsicht verlangen und die zugrunde liegenden Rechnungen ansehen.
3. Lässt sich nichts ermitteln, einen Abschlag schätzen und die Grundlage notieren.
4. Den Abzug in der Abrechnung an den Mieter offen ausweisen und kurz begründen.
5. Die Schätzung dokumentieren, damit Sie sie im Streitfall erläutern können.

Wichtig ist die Reihenfolge: Die Schätzung ist der letzte Schritt, nicht der erste. Wer schätzt, obwohl die Zahlen verfügbar wären, steht schlechter da als jemand, der nachweislich versucht hat, an die genauen Werte zu kommen.

So sieht der Abzug in der Abrechnung aus

Ihre Abrechnung muss für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar sein. Bei Mischpositionen heißt das: Zeigen Sie den Gesamtbetrag, den Abzug und den verbleibenden umlagefähigen Rest. Verstecken Sie den Abzug nicht, indem Sie nur den Nettobetrag hinschreiben.

Häufige Irrtümer

• Die Verwaltervergütung sei bei Eigentumswohnungen ausnahmsweise umlagefähig, weil sie im Hausgeld steckt – das trifft nicht zu.
• Ein Prozentsatz der Verwaltergebühr entfalle auf Betriebskosten und sei anteilig umlagefähig – auch das trifft nicht zu, die Position ist vollständig gesperrt.
• Die Kosten der Erstellung der Betriebskostenabrechnung dürften umgelegt werden – nein, das sind Verwaltungskosten.
• Bankgebühren seien Nebenkosten des Zahlungsverkehrs und damit umlagefähig – nein, sie gehören zur Verwaltung.
• Eine Klausel im Mietvertrag könne die Umlage von Verwaltungskosten wirksam vereinbaren – solche Klauseln sind in Wohnraummietverträgen unwirksam.

Der letzte Punkt verdient Beachtung. Bei der Wohnraummiete lässt sich die Umlage von Verwaltungskosten nicht durch Vereinbarung herbeiführen. Anders ist es bei der Gewerbemiete: Dort ist eine ausdrückliche Vereinbarung über Verwaltungskosten in gewissen Grenzen möglich. Verwechseln Sie beide Bereiche nicht – Muster aus dem Gewerbebereich sind für Ihre Wohnung untauglich.

Warum sich der Aufwand rechnet

Die Trennung von Verwaltungs- und Betriebskosten ist Fleißarbeit, und die Versuchung ist groß, sie zu überspringen. Rechnen Sie einmal nach, was auf dem Spiel steht. Bei einer Verwaltervergütung von dreißig Euro monatlich je Einheit kommen im Jahr dreihundertsechzig Euro zusammen, die Ihr Mieter nicht schuldet. Über fünf Jahre sind das achtzehnhundert Euro – zurückzuzahlen auf einen Schlag, sobald jemand genau hinsieht.

Dazu kommt ein Effekt, den viele unterschätzen. Wer eine unrichtige Position in der Abrechnung findet, prüft danach alle anderen ebenfalls. Aus einer einzelnen falschen Zeile wird schnell eine vollständige Überprüfung mehrerer Jahre, oft mit Unterstützung eines Mietervereins. Die saubere Trennung schützt Sie also nicht nur vor der einen Rückforderung, sondern vor der Eskalation.

Eine Routine, die Zeit spart

Legen Sie einmal eine Liste aller Positionen Ihrer Jahresabrechnung an und vermerken Sie zu jeder, ob sie umlagefähig ist, welcher Abzug gilt und worauf sich das stützt. Diese Liste gleichen Sie jedes Jahr mit der neuen Abrechnung ab. Neue Positionen fallen sofort auf, und Sie entscheiden bewusst statt aus Gewohnheit.

Der Aufwand entsteht einmal. Danach dauert die Prüfung wenige Minuten, und Sie können jederzeit erklären, warum eine Position so und nicht anders behandelt wurde. Genau diese Erklärbarkeit entscheidet, wenn Ihr Mieter nachfragt oder ein Mieterverein die Abrechnung prüft.

Behalten Sie die Liste auch dann bei, wenn die Hausverwaltung wechselt. Ein neuer Verwalter gliedert die Jahresabrechnung oft anders, fasst Positionen zusammen oder benennt sie um. Ohne Ihre eigene Aufstellung müssten Sie die gesamte Zuordnung neu erarbeiten. Mit ihr sehen Sie auf einen Blick, welche alte Position in welcher neuen aufgegangen ist – und ob dabei etwas hinzugekommen ist, das Sie prüfen müssen.

Eine letzte Empfehlung: Heben Sie zu jeder Abrechnung die Unterlagen auf, auf die Sie sich gestützt haben. Dazu gehören die Jahresabrechnung, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung und die Aufschlüsselungen, die Sie von Dienstleistern erhalten haben. Ansprüche Ihres Mieters können mehrere Jahre zurückreichen, und Sie müssen dann noch erklären können, warum eine Position gekürzt wurde und woher die Quote stammt.