Hauswartkosten aufteilen: Welcher Anteil beim Vermieter bleibt

Die Einschränkung steht im Gesetz

Bei den meisten Betriebskostenarten müssen Sie die Abgrenzung zwischen Betrieb und Erhaltung selbst herleiten. Beim Hauswart nimmt Ihnen der Verordnungsgeber diese Arbeit ab: Die Nummer 14 erlaubt die Umlage ausdrücklich nur, soweit die Kosten nicht auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Verwaltung entfallen.

Das ist keine Auslegungsfrage und kein Ermessen. Wenn Ihr Hauswart neben dem Kehren auch Reparaturen erledigt, ist der darauf entfallende Anteil nicht umlagefähig – unabhängig davon, wie klein er ist und ob Ihre Hausverwaltung ihn ausweist. Die Pflicht zur Aufteilung trifft denjenigen, der abrechnet, und das sind gegenüber Ihrem Mieter Sie.

Genau deshalb ist die Hauswartposition die am häufigsten beanstandete Zeile in Betriebskostenabrechnungen. Sie ist meist ein spürbarer Betrag, sie steht in fast jeder Abrechnung, und der Prüfmaßstab ist klar. Wer hier ungeteilt ansetzt, bietet eine offene Flanke.

Was umlagefähig ist

Umlagefähig sind die Tätigkeiten, die dem laufenden Betrieb und der Ordnung im Haus dienen. Das ist der Kern dessen, wofür ein Hauswart üblicherweise beschäftigt wird.

• Reinigung von Treppenhaus, Keller, Waschküche und Zugängen
• Pflege der Außenanlagen, Rasenmähen, Heckenschnitt
• Winterdienst, Streuen, Schneeräumen
• Mülltonnen herausstellen und zurückholen
• Kontrollgänge, Sichtprüfung der technischen Anlagen
• Ablesen von Zählerständen
• Bedienung der Heizungsanlage im laufenden Betrieb
• Auswechseln von Leuchtmitteln im Gemeinschaftsbereich
• Ansprechpartner für Mieter bei Störungen

Der letzte Punkt ist heikler, als er aussieht. Nimmt der Hauswart lediglich Meldungen entgegen und leitet sie weiter, gehört das noch zum laufenden Betrieb. Organisiert er anschließend die Reparatur, holt Angebote ein und beaufsichtigt Handwerker, ist das Verwaltung – und damit nicht umlagefähig.

Was herausgerechnet werden muss

Die Grenze verläuft zwischen Erhalten und Betreiben. Der Hauswart, der eine kaputte Glühbirne ersetzt, hält den Betrieb aufrecht – das ist umlagefähig. Der Hauswart, der eine defekte Leuchte abmontiert und eine neue installiert, setzt instand. In der Praxis lässt sich das im Einzelfall selten sauber trennen, weshalb pauschale Abschläge üblich sind.

Die Aufschlüsselung beschaffen

Bevor Sie schätzen, versuchen Sie an die tatsächlichen Zahlen zu kommen. Als Eigentümer haben Sie ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft. Nutzen Sie es – ein Blick in den Dienstleistungsvertrag ersetzt jede Faustregel.

1. Den Hauswartvertrag anfordern. Viele Verträge enthalten eine Leistungsbeschreibung mit Aufgabenliste.
2. Prüfen, ob der Vertrag Stundenkontingente oder Leistungspakete getrennt ausweist.
3. Bei separat abgerechneten Reparaturstunden: diese Positionen vollständig streichen.
4. Die Hausverwaltung schriftlich um eine Aufteilung nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Anteilen bitten.
5. Erst wenn all das nichts ergibt, einen Abschlag schätzen.

Häufig ist die Sache einfacher als befürchtet. Viele Hausmeisterdienste rechnen Reparaturen ohnehin gesondert nach Aufwand ab, während die Grundpauschale nur die laufenden Tätigkeiten abdeckt. Dann ist die Grundpauschale in voller Höhe umlagefähig, und Sie streichen schlicht die Reparaturrechnungen.

Stellen Sie Ihre Anfrage an die Verwaltung möglichst früh im Jahr, nicht erst kurz vor Ablauf Ihrer Abrechnungsfrist. Verwaltungen antworten erfahrungsgemäß nicht sofort, und die Frist gegenüber Ihrem Mieter läuft unabhängig davon weiter. Wer im November anfragt, rechnet am Ende doch mit einer Schätzung – nur ohne die Zeit, sie sauber zu begründen.

Wenn Sie schätzen müssen

Lässt sich die Aufteilung nicht ermitteln, dürfen Sie schätzen. Wichtig ist, dass die Schätzung nachvollziehbar ist und Sie sie erläutern können. In der Praxis werden je nach Tätigkeitsprofil zwischen zehn und zwanzig Prozent abgezogen; bei Hauswarten mit ausgeprägtem handwerklichem Anteil kann auch mehr angemessen sein.

Orientieren Sie sich an dem, was Sie über die tatsächliche Tätigkeit wissen. Ein Hauswart, der ausschließlich reinigt und den Winterdienst übernimmt, rechtfertigt kaum einen Abzug. Einer, der als Mädchen für alles auch kleinere Reparaturen erledigt, eher zwanzig Prozent. Halten Sie fest, worauf Sie Ihre Einschätzung stützen – das ist im Streitfall wichtiger als die genaue Höhe.

Doppelabrechnung vermeiden

Ein Fehler, der leicht passiert und sofort auffällt: Tätigkeiten des Hauswarts, die bereits unter einer anderen Nummer abgerechnet werden, dürfen nicht zusätzlich in der Hauswartposition stecken. Reinigt der Hauswart das Treppenhaus und steht in der Abrechnung zusätzlich eine Position Gebäudereinigung, zahlt Ihr Mieter dieselbe Leistung zweimal.

Prüfen Sie deshalb den Zusammenhang zwischen den Positionen. Typische Überschneidungen bestehen zwischen Hauswart und Gebäudereinigung, zwischen Hauswart und Gartenpflege sowie zwischen Hauswart und Winterdienst. Gibt es beide Positionen, muss aus der Leistungsbeschreibung hervorgehen, dass sie unterschiedliche Tätigkeiten erfassen.

Ist die Abgrenzung unklar, fragen Sie bei der Verwaltung nach. Häufig hat sich die Struktur historisch entwickelt: Früher machte der Hauswart alles, dann wurde die Reinigung ausgelagert, aber seine Pauschale blieb unverändert. In solchen Fällen ist ein deutlicher Abzug oder eine Anpassung des Vertrags angezeigt.

Angestellter Hauswart oder Dienstleister

Beschäftigt die Gemeinschaft einen angestellten Hauswart, gehören zu den umlagefähigen Kosten neben dem Bruttolohn auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft sowie gegebenenfalls die Kosten einer Dienstwohnung. Auch hier ist der nicht umlagefähige Tätigkeitsanteil herauszurechnen.

Bei einem beauftragten Hausmeisterservice ist die Rechnung meist übersichtlicher, weil Leistungspakete definiert sind. Dafür enthalten solche Verträge häufiger Pauschalen, die Kleinreparaturen mit abdecken. Lesen Sie den Vertrag darauf hin durch – die Formulierung "einschließlich kleinerer Instandsetzungen" ist ein klares Signal für einen notwendigen Abzug.

Wenn Ihr Mieter die Position beanstandet

Beanstandet Ihr Mieter die Hauswartkosten, verlangt er meist zweierlei: Einsicht in den zugrunde liegenden Vertrag und eine Erklärung, wie Sie den Abzug ermittelt haben. Auf beides hat er Anspruch. Bereiten Sie deshalb vor, was Sie ohnehin gebraucht haben – die Leistungsbeschreibung und Ihre Berechnung.

Halten Sie sich mit Rechtfertigungen zurück und zeigen Sie stattdessen die Zahlen. Wer erklären kann, dass er den Vertrag geprüft, eine Aufschlüsselung angefordert und mangels Antwort fünfzehn Prozent abgezogen hat, steht gut da. Wer den vollen Betrag angesetzt hat und nun begründen soll, warum kein Abzug nötig sei, hat es deutlich schwerer.

Erweist sich die Beanstandung als berechtigt, korrigieren Sie zügig und rechnen die betroffenen Jahre neu. Ansprüche Ihres Mieters auf Rückzahlung verjähren erst nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er von der Überzahlung erfahren hat. Eine zügige Korrektur begrenzt den Schaden und verhindert, dass gleich die gesamte Abrechnung in Zweifel gezogen wird.

So stellen Sie den Abzug in der Abrechnung dar

Verstecken Sie den Abzug nicht, indem Sie nur den bereinigten Betrag hinschreiben. Zeigen Sie Ausgangswert, Abzug und Ergebnis. Das wirkt nicht wie ein Eingeständnis, sondern wie sorgfältige Arbeit – und es nimmt der Position genau die Angreifbarkeit, um die es hier geht.

Ergänzen Sie im Anschreiben oder in einer Fußnote einen Satz zur Begründung, etwa: Der Abzug berücksichtigt den Anteil für Reparatur- und Verwaltungstätigkeiten, der nach § 2 Nr. 14 BetrKV nicht umlagefähig ist. Mehr braucht es nicht.

Halten Sie die Quote über die Jahre stabil, solange sich am Tätigkeitsprofil nichts ändert. Ein Abzug, der von Jahr zu Jahr schwankt, weckt den Verdacht, dass er nicht auf einer Einschätzung beruht, sondern auf dem gewünschten Ergebnis. Ändert sich der Hauswartvertrag, passen Sie die Quote an und erwähnen Sie die Änderung kurz – das ist überzeugender, als sie stillschweigend zu korrigieren.