Sonstige Betriebskosten: Warum der Verweis auf die BetrKV nicht reicht

Warum die Nummer 17 eine Sonderrolle spielt

Die Nummern 1 bis 16 der Betriebskostenverordnung benennen konkrete Kostenarten: Grundsteuer, Wasser, Heizung, Aufzug und so weiter. Wer im Mietvertrag auf die Verordnung verweist, weiß damit, was auf ihn zukommt. Die Nummer 17 dagegen ist eine offene Auffangposition. Sie erfasst laufende Kosten, die den vorgenannten ähneln, aber in keine von ihnen passen.

Genau diese Offenheit ist das Problem. Würde ein pauschaler Verweis genügen, könnte der Vermieter im Laufe der Zeit immer neue Kostenarten hinzufügen, ohne dass der Mieter bei Vertragsschluss ahnen konnte, worauf er sich einlässt. Deshalb verlangt die Rechtsprechung, dass die sonstigen Betriebskosten einzeln aufgeführt werden.

Für Sie als Vermieter hat das eine unangenehme Konsequenz: Eine Position kann sachlich völlig unstreitig sein, regelmäßig anfallen und wirtschaftlich sinnvoll sein – und trotzdem bei Ihnen bleiben, weil sie im Vertrag fehlt. Die Wartung der Rauchwarnmelder ist das beste Beispiel. Kaum jemand bestreitet, dass sie notwendig ist. Steht sie nicht im Vertrag, zahlen Sie sie.

Was typischerweise darunter fällt

Die praktisch wichtigsten sonstigen Betriebskosten in Wohnanlagen sind überschaubar. Prüfen Sie Ihre Jahresabrechnung gezielt auf diese Positionen und gleichen Sie jede einzelne mit Ihrem Mietvertrag ab.

• Wartung und Prüfung von Rauchwarnmeldern, teilweise auch deren Miete
• Wartung einer zentralen Lüftungs- oder Klimaanlage
• Regelmäßige Prüfung der Elektroanlagen im Gemeinschaftseigentum
• Dachrinnenreinigung, sofern sie in festen Abständen erfolgt
• Wartung von Türschließanlagen, Sprechanlagen und Torantrieben
• Wartung von Feuerlöschern und Brandschutzeinrichtungen
• Betrieb einer Zisterne oder Regenwassernutzungsanlage
• Pflege und Wartung von Dachbegrünung
• Kosten einer regelmäßigen Legionellenprüfung des Trinkwassers

Bei der Legionellenprüfung lohnt ein zweiter Blick. Die eigentliche Untersuchung ist eine wiederkehrende gesetzliche Pflicht und damit umlagefähig, sofern benannt. Stellt sich dabei eine Belastung heraus und muss die Anlage saniert oder gespült werden, ist das Instandsetzung und bleibt bei Ihnen.

Der Hauptfall: Rauchwarnmelder

Rauchwarnmelder sind inzwischen in allen Bundesländern Pflicht. Für die Abrechnung müssen Sie drei Kostenarten sauber trennen, weil sie unterschiedlich behandelt werden.

Der Kauf und die erstmalige Installation sind nicht umlagefähig. Sie können darin allerdings eine Modernisierung sehen, die zu einer Mieterhöhung berechtigt – das läuft über die Miete, nicht über die Nebenkosten. Die laufende jährliche Prüfung dagegen ist eine klassische sonstige Betriebskostenart und umlagefähig, sofern sie im Vertrag steht.

Was nicht unter die Nummer 17 fällt

Die Auffangposition ist kein Freibrief. Sie erfasst nur Kosten, die den in den Nummern 1 bis 16 genannten Arten ähneln – also laufende Betriebskosten im eigentlichen Sinne. Was schon dem Grunde nach keine Betriebskosten sind, wird durch die Nummer 17 nicht umlagefähig.

Ausgeschlossen bleiben deshalb sämtliche Verwaltungskosten, jede Form von Instandhaltung und Instandsetzung, einmalige Aufwendungen ohne wiederkehrenden Charakter sowie Kosten, die nicht dem Gebäudebetrieb dienen. Eine Mietausfallversicherung wird durch eine Erwähnung im Mietvertrag nicht umlagefähig, ebenso wenig die Kosten der Erstellung der Betriebskostenabrechnung.

Ebenfalls nicht darunter fallen Kosten, die bereits von einer der Nummern 1 bis 16 erfasst werden. Die Reinigung des Treppenhauses gehört zur Gebäudereinigung nach Nummer 9 und darf nicht zusätzlich als sonstige Betriebskostenart auftauchen. Solche Doppelungen fallen bei einer Prüfung sofort auf.

Neue Kosten während des laufenden Mietverhältnisses

Der häufigste Streitfall entsteht, wenn während der Mietzeit eine neue Anlage eingebaut wird, deren Wartung Kosten verursacht. Die Gemeinschaft beschließt eine Lüftungsanlage, eine Schließanlage oder eine Ladeinfrastruktur, und plötzlich steht eine neue Position in der Jahresabrechnung.

Steht diese Kostenart nicht in Ihrem Mietvertrag, können Sie sie nicht einfach umlegen. Bei den Nummern 1 bis 16 wäre das anders – ein Verweis auf die Verordnung deckt auch später hinzukommende Positionen dieser Kategorien ab. Bei den sonstigen Betriebskosten brauchen Sie eine Vereinbarung mit Ihrem Mieter.

Praktisch heißt das: Sprechen Sie Ihren Mieter an und schlagen Sie einen Nachtrag zum Mietvertrag vor. Viele Mieter stimmen zu, wenn die Kosten überschaubar sind und der Nutzen einleuchtet. Lehnt er ab, tragen Sie die Kosten – und sollten das bei der nächsten Neuvermietung im Vertrag berücksichtigen.

So formulieren Sie es im Mietvertrag

Für neue Mietverträge ist die Lösung einfach: Führen Sie die sonstigen Betriebskosten einzeln auf. Eine Aufzählung wie "Wartung der Rauchwarnmelder, Wartung der Lüftungsanlage, Dachrinnenreinigung, Prüfung der Elektroanlagen" erfüllt die Anforderung, weil der Mieter erkennen kann, worauf er sich einlässt.

Nehmen Sie auch Positionen auf, die derzeit noch nicht anfallen, aber absehbar sind. Ist der Einbau einer Lüftungsanlage in der Gemeinschaft im Gespräch, gehört die Wartung schon jetzt in den Vertrag. Das kostet Sie nichts, solange die Kosten nicht anfallen, und erspart Ihnen später die Nachverhandlung.

Wenn die Benennung fehlt

Bei übernommenen Mietverträgen – etwa nach dem Kauf einer vermieteten Wohnung – haben Sie keinen Einfluss auf die Formulierung. Prüfen Sie deshalb früh, welche sonstigen Betriebskosten Ihre Jahresabrechnung enthält und ob der Vertrag sie deckt.

Deckt er sie nicht, streichen Sie die Position aus Ihrer Abrechnung. Der Versuch, sie unter einer anderen Nummer zu verstecken, ist keine Lösung: Die Wartung der Rauchwarnmelder wird nicht dadurch zur Gebäudereinigung, dass Sie sie dort einsortieren. Solche Umetikettierungen fallen auf und beschädigen die Glaubwürdigkeit der gesamten Abrechnung.

Rechnen Sie stattdessen aus, was Sie die Lücke jährlich kostet. Liegt der Betrag bei zwanzig oder dreißig Euro, ist ein Nachtrag zum Mietvertrag den Aufwand vermutlich nicht wert. Geht es um mehrere hundert Euro, lohnt das Gespräch mit Ihrem Mieter oder spätestens die Berücksichtigung bei der nächsten Neuvermietung.

Was bei der Eigentumswohnung besonders zu beachten ist

Als Eigentümer einer vermieteten Wohnung stehen Sie hier vor einer zusätzlichen Hürde. Über neue Kostenarten entscheidet nicht Sie, sondern die Eigentümerversammlung. Beschließt sie eine Maßnahme mit laufenden Folgekosten, erscheint die Position in der nächsten Jahresabrechnung – ob Ihr Mietvertrag sie deckt, hat bei diesem Beschluss niemanden interessiert.

Es lohnt sich deshalb, die Beschlüsse der Versammlung unter diesem Blickwinkel mitzulesen. Wird über eine Videoanlage, eine Schließanlage oder eine Ladeinfrastruktur beraten, wissen Sie schon vor der Abrechnung, dass Sie Ihren Mietvertrag prüfen müssen. Sie haben dann Zeit, mit Ihrem Mieter eine Ergänzung zu vereinbaren, bevor die erste Rechnung kommt.

Umgekehrt gilt: Sie können sich der Beteiligung an den Kosten gegenüber der Gemeinschaft nicht entziehen, nur weil Ihr Mietvertrag sie nicht abdeckt. Die beiden Rechtsverhältnisse sind unabhängig voneinander. Was Sie der Gemeinschaft schulden, zahlen Sie in jedem Fall – die Frage ist nur, ob Sie es weitergeben dürfen.

Ein kurzes Prüfschema

1. Fällt die Kostenart unter eine der Nummern 1 bis 16? Dann gilt der allgemeine Verweis, und Sie sind fertig.
2. Wenn nein: Ist es überhaupt eine laufende Betriebskostenart, also nicht Verwaltung, nicht Instandsetzung, nicht einmalig?
3. Wenn ja: Steht die Position im Mietvertrag einzeln benannt?
4. Wenn ja: umlagefähig. Wenn nein: Sie tragen die Kosten selbst.
5. Bei neu hinzugekommenen Positionen: Nachtrag mit dem Mieter vereinbaren oder verzichten.

Halten Sie das Ergebnis dieser Prüfung schriftlich fest, am besten in derselben Liste, in der Sie auch die übrigen Positionen einordnen. So müssen Sie die Frage nur einmal je Kostenart beantworten und können Ihrem Mieter jederzeit erklären, warum eine Position in der Abrechnung steht oder eben nicht.

Bei mehreren vermieteten Wohnungen lohnt sich diese Liste doppelt, denn die Mietverträge unterscheiden sich häufig. Eine Position kann bei der einen Wohnung umlagefähig sein und bei der anderen nicht, obwohl beide in derselben Anlage liegen und dieselbe Jahresabrechnung zugrunde liegt. Wer das nicht getrennt führt, überträgt früher oder später eine Position von einem Vertrag auf den anderen.