Wissen für Vermieter
Betriebskostenabrechnung für die vermietete Eigentumswohnung
Welche Kosten Sie weitergeben dürfen, nach welchem Schlüssel verteilt wird und welche Fristen gelten – mit Fundstellen und durchgerechneten Beispielen.
Eigentumswohnung vermieten
Von der Jahresabrechnung der Hausverwaltung zur Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter.
Hausgeldabrechnung in eine Betriebskostenabrechnung umwandeln
Die Jahresabrechnung Ihrer Hausverwaltung dürfen Sie Ihrem Mieter nicht einfach weiterreichen. Sie enthält Positionen, die der Eigentümer selbst tragen muss – vor allem die Verwaltervergütung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und alle Instandhaltungskosten. Streichen Sie diese Posten, ergänzen Sie die Grundsteuer aus Ihrem eigenen Bescheid und verteilen Sie den Rest nach dem Schlüssel, der in Ihrem Mietvertrag steht – nicht nach dem der Teilungserklärung.
8 Minuten Lesezeit
Was aus der WEG-Abrechnung nicht auf den Mieter darf
Nicht umlagefähig sind alle Verwaltungskosten, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage sowie sämtliche Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Dazu kommen Kosten, die zwar Betriebskosten sind, aber in Ihrem Mietvertrag nicht vereinbart wurden. Umlagefähig ist nur, was im Katalog des § 2 BetrKV steht und laufend anfällt.
8 Minuten Lesezeit
Miteigentumsanteile oder Wohnfläche: Welcher Schlüssel gilt für den Mieter?
Für Ihren Mieter gilt der Schlüssel, der im Mietvertrag vereinbart ist. Fehlt eine Vereinbarung, ist die Wohnfläche der gesetzliche Maßstab. Die Miteigentumsanteile aus der Teilungserklärung gelten nur im Verhältnis zur Eigentümergemeinschaft – für das Mietverhältnis sind sie nur dann maßgeblich, wenn der Mietvertrag sie ausdrücklich vorsieht.
8 Minuten Lesezeit
Erhaltungsrücklage: Warum sie niemals auf den Mieter darf
Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist keine Betriebskostenart, sondern Vermögensbildung des Eigentümers. Sie dürfen sie nicht auf den Mieter umlegen. Dasselbe gilt für die spätere Entnahme: Wird aus der Rücklage das Dach saniert, bleibt es eine Instandsetzung und damit Ihre Sache. Auch Sonderumlagen folgen dieser Regel.
8 Minuten Lesezeit
Verwaltungskosten aus der Abrechnung herausrechnen
Verwaltungskosten sind ausdrücklich keine Betriebskosten und dürfen nie auf den Mieter umgelegt werden. Dazu zählen die Verwaltervergütung, Kontoführungsgebühren, Kosten der Eigentümerversammlung sowie Rechts- und Beratungskosten der Gemeinschaft. Schwieriger sind Mischpositionen wie der Hauswart: Dort müssen Sie den Verwaltungs- und Reparaturanteil herausrechnen, sonst ist die gesamte Position angreifbar.
8 Minuten Lesezeit
Eigentümerwechsel: Wer rechnet die Nebenkosten ab?
Mit dem Eigentumsübergang treten Sie als Käufer in das bestehende Mietverhältnis ein – der Mietvertrag gilt unverändert weiter. Für Abrechnungszeiträume, die vor dem Übergang abgeschlossen waren, bleibt grundsätzlich der Verkäufer zuständig; für den laufenden Zeitraum rechnet der Erwerber ab. Weil die Abgrenzung im Einzelnen strittig sein kann, gehört eine ausdrückliche Regelung in den Kaufvertrag.
8 Minuten Lesezeit
Kostenarten und Umlageschlüssel
Welche Kosten umlagefähig sind und nach welchem Maßstab sie verteilt werden.
Die 17 umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV
Die Betriebskostenverordnung zählt in § 2 siebzehn Kostenarten auf, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Der Katalog ist abschließend: Was dort nicht steht und sich auch nicht unter die sonstigen Betriebskosten der Nummer 17 fassen lässt, bleibt beim Eigentümer. Voraussetzung ist außerdem, dass die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist.
8 Minuten Lesezeit
Welcher Umlageschlüssel gilt für welche Kostenart?
Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Steht im Mietvertrag ein Schlüssel, gilt dieser. Gibt es für die Kostenart einen Zähler, ist zwingend nach Verbrauch abzurechnen. Fehlt beides, gilt die Wohnfläche als gesetzlicher Auffangmaßstab. Heizung und Warmwasser folgen unabhängig davon immer der Heizkostenverordnung.
8 Minuten Lesezeit
Heizkosten abrechnen: Was die Heizkostenverordnung vorschreibt
Heiz- und Warmwasserkosten müssen zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche. Diese Vorgabe gilt zwingend und setzt sich gegen jede abweichende Vereinbarung im Mietvertrag durch. Rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab, darf Ihr Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen.
8 Minuten Lesezeit
Sonstige Betriebskosten: Warum der Verweis auf die BetrKV nicht reicht
Die sonstigen Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag einzeln und konkret benannt sind. Ein pauschaler Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt hier nicht, anders als bei den Nummern 1 bis 16. Fehlt die Benennung, tragen Sie diese Kosten selbst – auch wenn die Position sachlich völlig unstreitig ist.
8 Minuten Lesezeit
Hauswartkosten aufteilen: Welcher Anteil beim Vermieter bleibt
Hauswartkosten sind umlagefähig, aber nur soweit sie nicht auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung entfallen. Diese Einschränkung steht ausdrücklich im Gesetz. Liegt keine Aufschlüsselung vor, müssen Sie einen begründeten Abschlag vornehmen und in der Abrechnung ausweisen – eine ungeteilt angesetzte Position ist angreifbar.
8 Minuten Lesezeit
Was sich geändert hat
Grundsteuerreform, CO₂-Kosten und der Wegfall des Kabelprivilegs in der Abrechnung.
Grundsteuer in der Nebenkostenabrechnung nach der Reform
Die Grundsteuer ist als laufende öffentliche Last umlagefähig, sofern die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Durch die Reform gelten seit dem 1. Januar 2025 neu berechnete Beträge, die deutlich von den Vorjahreswerten abweichen können. Übernehmen Sie deshalb nie den Vorjahreswert, sondern den Betrag aus dem aktuellen Bescheid – und prüfen Sie diesen vorher auf Plausibilität.
8 Minuten Lesezeit
CO₂-Kosten aufteilen: Das Stufenmodell in der Praxis
Seit 2023 tragen Vermieter einen Teil der im Brennstoffpreis enthaltenen CO₂-Kosten selbst. Wie groß dieser Anteil ist, richtet sich nach dem energetischen Zustand des Gebäudes: Das zehnstufige Modell reicht von null Prozent bei sehr effizienten Gebäuden bis zu 95 Prozent bei den schlechtesten. Weisen Sie die Aufteilung nicht aus, tragen Sie die Kosten vollständig allein und Ihr Mieter darf zusätzlich drei Prozent kürzen.
8 Minuten Lesezeit
Kabelanschluss: Das Nebenkostenprivileg ist entfallen
Für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Juli 2024 dürfen die Kosten eines TV-Kabelanschlusses nicht mehr als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Das sogenannte Nebenkostenprivileg ist mit der Novelle des Telekommunikationsgesetzes entfallen. Umlagefähig bleiben die Betriebskosten einer echten Gemeinschaftsantennenanlage und unter engen Voraussetzungen ein Glasfaserbereitstellungsentgelt.
8 Minuten Lesezeit
Glasfaser-Bereitstellungsentgelt: Wann Sie es umlegen dürfen
Nach dem Wegfall des Kabelprivilegs hat der Gesetzgeber einen Ersatz für den Glasfaserausbau geschaffen: das Bereitstellungsentgelt. Es beträgt höchstens 60 Euro im Jahr je Wohnung und darf längstens fünf Jahre umgelegt werden, in Ausnahmefällen bis zu neun. Voraussetzung ist unter anderem, dass das Netz nach dem 1. Dezember 2021 errichtet wurde und anderen Anbietern offensteht.
8 Minuten Lesezeit
Fristen, Form und Geld
Wann die Abrechnung beim Mieter sein muss und wie Sie eine Nachzahlung durchsetzen.
Die Zwölfmonatsfrist: Wann Ihre Nachforderung verfällt
Die Betriebskostenabrechnung muss Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absenden. Versäumen Sie die Frist, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen – ein Guthaben müssen Sie dagegen weiterhin auszahlen. Die Frist wahrt nur eine Abrechnung, die auch formell wirksam ist.
8 Minuten Lesezeit
Die Hausverwaltung liefert zu spät – was Sie jetzt tun können
Die Verzögerung Ihrer Hausverwaltung entschuldigt Sie nicht. Sie ist Ihre Erfüllungsgehilfin, ihr Verschulden wird Ihnen zugerechnet – Ihre Zwölfmonatsfrist gegenüber dem Mieter läuft unverändert weiter. Rechnen Sie deshalb notfalls mit geschätzten oder vorläufigen Werten fristgerecht ab und reichen Sie später eine berichtigte Fassung nach.
8 Minuten Lesezeit
Die Abrechnung wirksam zustellen: Form, Zugang, Nachweis
Die Abrechnung wird erst wirksam, wenn sie Ihrem Mieter zugeht. Beweisen müssen im Streitfall Sie den Zugang, nicht er den Nichtzugang. Das Einschreiben mit Rückschein ist dafür ungeeignet, weil es den Zugang verzögern kann. Sicher sind die persönliche Übergabe gegen Bestätigung und der Einwurf durch einen Zeugen.
8 Minuten Lesezeit
Vorauszahlungen anpassen: Wann und wie viel
Nach einer formell wirksamen Abrechnung dürfen Sie die monatliche Vorauszahlung durch einseitige Erklärung in Textform anpassen. Zulässig ist ein Zwölftel des tatsächlichen Abrechnungsergebnisses – ein pauschaler Sicherheitszuschlag für erwartete Steigerungen ist es nicht. Ohne vorherige Abrechnung geht gar keine Anpassung, auch wenn absehbar ist, dass die Kosten steigen.
8 Minuten Lesezeit
Nachzahlung durchsetzen: Fälligkeit, Verzug, Verjährung
Die Nachzahlung wird mit Zugang der Abrechnung fällig, Ihr Mieter darf sich aber eine angemessene Prüffrist von etwa dreißig Tagen nehmen. In Verzug gerät er erst nach einer Mahnung. Der Anspruch verjährt in drei Jahren zum Jahresende. Vorsicht bei zwei Punkten: Verweigerte Belegeinsicht gibt ihm ein Zurückbehaltungsrecht, und die Kaution dürfen Sie während des laufenden Mietverhältnisses nicht antasten.
8 Minuten Lesezeit
Belegeinsicht und Widerspruch: Rechte und Pflichten
Ihr Mieter kann Einsicht in die Unterlagen verlangen, auf denen die Abrechnung beruht – bei einer Eigentumswohnung auch in die Jahresabrechnung der Hausverwaltung. Verweigern Sie die Einsicht, darf er die Nachzahlung zurückhalten. Umgekehrt muss er Einwendungen binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben, sonst sind sie ausgeschlossen.
8 Minuten Lesezeit
21 Beiträge. Sie ersetzen keine Rechtsberatung – maßgeblich ist immer, was in Ihrem Mietvertrag vereinbart ist.