Vorauszahlungen anpassen: Wann und wie viel

Warum die Anpassung wichtig ist

Wenn die Vorauszahlung zu niedrig bemessen ist, läuft jedes Jahr eine Nachzahlung auf. Für Ihren Mieter bedeutet das eine unangenehme Summe auf einmal, für Sie ein Ausfallrisiko: Wer dreihundert Euro monatlich zahlt, verkraftet eine Nachzahlung von neunhundert Euro oft nicht ohne Weiteres.

Wirtschaftlich strecken Sie außerdem ungewollt einen Kredit. Sie zahlen die Betriebskosten unterjährig an die Gemeinschaft und die Versorger, bekommen das Geld aber erst mit der Abrechnung des Folgejahres zurück. Bei mehreren Wohnungen summiert sich das zu einem spürbaren Betrag.

Die Anpassung liegt deshalb im Interesse beider Seiten. Sie ist auch keine Mieterhöhung, sondern nur eine Änderung des Abschlags auf Kosten, die ohnehin geschuldet sind. Das lässt sich einem Mieter in aller Regel gut erklären.

Die Voraussetzung: eine wirksame Abrechnung

Sie dürfen die Vorauszahlung nur nach einer Abrechnung anpassen, und diese Abrechnung muss formell wirksam sein. Fehlen darin die Gesamtkosten, der Verteilerschlüssel oder der Abzug der bisherigen Vorauszahlungen, ist sie unwirksam – und damit auch Ihre darauf gestützte Anpassung.

Nicht erforderlich ist dagegen, dass die Abrechnung inhaltlich in jedem Punkt richtig ist. Ein falsch berechneter Einzelbetrag hindert die Anpassung nicht, solange die formellen Anforderungen erfüllt sind. Und die Abrechnung muss auch nicht fristgerecht gewesen sein: Eine verspätete, aber formell wirksame Abrechnung berechtigt Sie weiterhin zur Anpassung, auch wenn die Nachforderung daraus verloren ist.

Wie viel Sie ansetzen dürfen

Die zulässige Höhe ergibt sich aus dem Ergebnis der Abrechnung. Sie nehmen die tatsächlich angefallenen umlagefähigen Kosten des Abrechnungszeitraums und teilen sie durch zwölf. Das Ergebnis ist die neue monatliche Vorauszahlung.

Ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist unzulässig. Sie dürfen nicht zehn Prozent aufschlagen, weil Sie mit steigenden Kosten rechnen. Maßgeblich ist allein das tatsächliche Ergebnis der letzten Abrechnung. Ein Zuschlag darüber hinaus wäre eine verdeckte Mieterhöhung.

Etwas anderes gilt, wenn Sie eine konkrete, bereits feststehende Kostensteigerung belegen können – etwa einen neuen Grundsteuerbescheid, der ab Januar gilt. Dann dürfen Sie diesen Betrag in die Berechnung einbeziehen, weil er keine Vermutung, sondern eine bekannte Größe ist.

Form und Wirkung der Erklärung

Die Anpassung erfolgt durch einseitige Erklärung. Sie brauchen also nicht die Zustimmung Ihres Mieters, müssen aber die Form wahren: Textform genügt, eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Praktisch nehmen Sie die Erklärung ins Anschreiben zur Abrechnung auf.

• Bezugnahme auf die konkrete Abrechnung und deren Zeitraum
• Die bisherige und die neue Höhe der Vorauszahlung
• Die Berechnung, also das Abrechnungsergebnis geteilt durch zwölf
• Den Zeitpunkt, ab dem die neue Vorauszahlung gilt

Die neue Höhe gilt nicht rückwirkend. Üblich und rechtssicher ist, die Anpassung ab dem übernächsten Monat nach Zugang der Erklärung wirken zu lassen – Ihr Mieter braucht Zeit, seinen Dauerauftrag zu ändern. Nennen Sie den ersten betroffenen Monat ausdrücklich, dann gibt es darüber keinen Streit.

Auch der Mieter darf verlangen

Das Recht zur Anpassung steht beiden Seiten zu. Ergibt die Abrechnung ein deutliches Guthaben, kann Ihr Mieter die Herabsetzung der Vorauszahlung verlangen. Sie können das nicht mit dem Argument ablehnen, die Kosten könnten ja wieder steigen.

Für Sie ist eine Herabsetzung meist unproblematisch, solange die Rechnung stimmt. Problematisch wird es nur, wenn das Guthaben auf einem einmaligen Sondereffekt beruht – etwa einem milden Winter oder einer Rückerstattung des Versorgers. Weisen Sie in einem solchen Fall darauf hin, dass die Kosten im nächsten Jahr wieder auf dem üblichen Niveau liegen dürften.

Rechtlich ändert dieser Hinweis nichts an seinem Anspruch. Er verschafft Ihnen aber die Möglichkeit, sich auf eine Zwischenlösung zu verständigen, mit der beide Seiten leben können.

Pauschale statt Vorauszahlung

Manche Mietverträge sehen keine Vorauszahlung mit Abrechnung vor, sondern eine Betriebskostenpauschale. Dann rechnen Sie überhaupt nicht ab: Die Pauschale deckt die Kosten unabhängig von der tatsächlichen Höhe. Steigen die Kosten, tragen Sie die Differenz; sinken sie, bleibt der Überschuss bei Ihnen.

Eine Pauschale dürfen Sie nur erhöhen, wenn das im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist. Fehlt eine solche Klausel, ist die Pauschale für die Dauer des Mietverhältnisses festgeschrieben. Bei den heutigen Kostensteigerungen ist das ein erhebliches Risiko.

Warum ein Puffer trotzdem entsteht

Auch ohne Sicherheitszuschlag arbeitet die Systematik zu Ihren Gunsten, wenn Sie sie konsequent nutzen. Die neue Vorauszahlung beruht auf den Kosten des abgelaufenen Jahres. Steigen die Preise weiter, liegen Sie im laufenden Jahr wieder etwas darunter – aber eben nur um die Steigerung eines Jahres, nicht um die aufgelaufene Differenz mehrerer Jahre.

Wer dagegen jahrelang nicht anpasst, schleppt die gesamte Entwicklung mit sich. Aus einer kleinen jährlichen Lücke wird nach fünf Jahren eine Nachzahlung, die niemand mehr auf einen Schlag begleichen kann. Die Anpassung ist deshalb kein Detail, sondern der wirksamste Hebel gegen Zahlungsausfälle.

Nehmen Sie sich die Anpassung deshalb bei jeder Abrechnung vor, auch wenn die Abweichung gering erscheint. Zehn Euro im Monat sind über ein Jahr hundertzwanzig Euro – genug, um beim nächsten Mal wieder eine unangenehme Summe zu erzeugen.

Häufige Fehler

• Anpassung ohne vorherige Abrechnung, allein wegen erwarteter Kostensteigerungen
• Pauschaler Sicherheitszuschlag von zehn oder zwanzig Prozent
• Rückwirkende Erhöhung ab Januar, obwohl die Erklärung erst im Mai zugeht
• Anpassung auf Grundlage einer formell unwirksamen Abrechnung
• Erhöhung einer Betriebskostenpauschale ohne entsprechende Vertragsklausel
• Die Erklärung mündlich am Telefon statt in Textform

Der zweite Punkt kommt besonders häufig vor und wirkt auf den ersten Blick vernünftig – wer will schon jedes Jahr nachfordern. Rechtlich trägt er trotzdem nicht. Wenn Sie einen Puffer wollen, müssen Sie ihn sich über eine korrekte Abrechnung im Folgejahr holen, nicht über einen Aufschlag im Voraus.

Wenn der Mieter die neue Höhe nicht zahlt

Zahlt Ihr Mieter weiterhin den alten Betrag, entsteht mit jedem Monat ein kleiner Rückstand. Sprechen Sie ihn früh darauf an – meist steckt kein Widerspruch dahinter, sondern ein nicht geänderter Dauerauftrag. Ein kurzer Hinweis mit dem neuen Betrag und dem Startmonat genügt in aller Regel.

Bestreitet er die Anpassung dagegen, prüfen Sie zuerst die eigene Grundlage: War die Abrechnung formell vollständig, haben Sie korrekt durch zwölf geteilt, war die Erklärung in Textform und ohne Rückwirkung? Halten diese Punkte, ist der Rückstand berechtigt und lässt sich wie jede andere Forderung geltend machen.

Ein praktischer Ablauf

1. Abrechnung erstellen und auf formelle Vollständigkeit prüfen.
2. Umlagefähige Gesamtkosten des Mieters durch zwölf teilen.
3. Ergebnis mit der bisherigen Vorauszahlung vergleichen.
4. Weicht es um mehr als etwa fünf Euro ab, die Anpassung erklären.
5. Erklärung ins Anschreiben aufnehmen, mit Berechnung und Starttermin.
6. Den ersten betroffenen Monat ausdrücklich nennen.
7. Nach zwei Monaten prüfen, ob der neue Betrag tatsächlich eingeht.

Der letzte Punkt wird oft vergessen. Viele Mieter zahlen per Dauerauftrag und passen ihn nicht sofort an. Wenn Sie nicht kontrollieren, läuft die alte Höhe weiter, und Sie stehen im nächsten Jahr wieder vor derselben Nachzahlung. Eine kurze Erinnerung nach zwei Monaten löst das in den meisten Fällen. Notieren Sie sich den Kontrolltermin gleich bei der Erklärung, sonst geht er im Alltag unter und fällt erst bei der nächsten Abrechnung wieder auf.