Heizkosten abrechnen: Was die Heizkostenverordnung vorschreibt

Warum Sie hier keine Wahl haben

Bei allen anderen Betriebskosten können Sie den Verteilerschlüssel mit Ihrem Mieter vereinbaren. Bei Heizung und Warmwasser nicht. Die Heizkostenverordnung gilt unabhängig vom Mietvertrag und geht abweichenden Vereinbarungen vor. Der Gedanke dahinter ist energiepolitisch: Wer den eigenen Verbrauch spürt, heizt sparsamer.

Steht in Ihrem Mietvertrag, die Heizkosten würden vollständig nach Wohnfläche verteilt, ist diese Klausel unwirksam. Sie können sich nicht darauf berufen, auch wenn Ihr Mieter sie unterschrieben hat. Umgekehrt können Sie sich auch nicht darauf berufen, dass Ihre Hausverwaltung es so vorgibt – die Verordnung richtet sich an denjenigen, der abrechnet, und das sind gegenüber Ihrem Mieter Sie.

Die Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten

Die Gesamtkosten werden in zwei Töpfe geteilt. Der Verbrauchsanteil muss zwischen 50 und 70 Prozent liegen und wird nach den Ablesewerten verteilt. Der verbleibende Grundkostenanteil wird nach Wohnfläche oder umbautem Raum verteilt. Innerhalb dieser Bandbreite dürfen Sie wählen; üblich und in den meisten Anlagen vorgegeben sind 70 zu 30.

Der Grundkostenanteil hat seinen Sinn. Ein Teil der Heizkosten entsteht unabhängig vom individuellen Verbrauch: Rohrleitungsverluste, die Grundtemperierung des Hauses, die Bereitschaft der Anlage. Ohne Grundkostenanteil würden Bewohner, die wenig heizen, von der Wärme ihrer Nachbarn profitieren, ohne dafür etwas zu zahlen.

Was in die Heizkosten gehört

Umlagefähig sind die Kosten des Betriebs der Heizungsanlage. Dazu zählen der Brennstoff oder bei Fernwärme der Wärmepreis, der Strom für den Betrieb der Anlage, die Bedienung, Überwachung und Pflege, die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft, die Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz sowie die Miete oder Eichung der Erfassungsgeräte und die Kosten der Verbrauchsanalyse.

Nicht dazu gehören Reparaturen und der Austausch von Anlagenteilen. Wird der Brenner erneuert oder die Umwälzpumpe ersetzt, ist das Instandsetzung und bleibt bei Ihnen. Bei Vollwartungsverträgen ist der Reparaturanteil herauszurechnen – er ist in diesen Verträgen fast immer enthalten, wird aber selten gesondert ausgewiesen.

Achten Sie außerdem darauf, die Schornsteinreinigung nicht doppelt anzusetzen. Sie taucht in manchen Abrechnungen sowohl in den Heizkosten als auch als eigene Position nach Nummer 12 auf. Umgelegt werden darf sie nur einmal.

Verbundene Anlagen: erst trennen, dann verteilen

In den meisten Häusern erzeugt eine Anlage sowohl Heizwärme als auch Warmwasser. Dann müssen die Gesamtkosten zunächst rechnerisch auf beide Zwecke aufgeteilt werden, bevor sie auf die Wohnungen verteilt werden. Die Verordnung gibt dafür eine Formel vor, die auf der gemessenen Warmwassermenge und der Erwärmungstemperatur beruht.

Diese Aufteilung übernimmt in aller Regel der Messdienstleister Ihrer Eigentümergemeinschaft, und Sie finden das Ergebnis in der Abrechnung der Hausverwaltung bereits getrennt ausgewiesen. Prüfen sollten Sie trotzdem, ob die Trennung überhaupt vorgenommen wurde – fehlt sie, ist Ihre Abrechnung angreifbar, auch wenn der Fehler ursprünglich nicht bei Ihnen lag.

CO₂-Kosten: Ihr Anteil als Vermieter

Seit 2023 müssen die im Brennstoffpreis enthaltenen CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Maßgeblich ist der energetische Zustand des Gebäudes: Je höher der spezifische Emissionswert in Kilogramm CO₂ je Quadratmeter und Jahr, desto größer Ihr Anteil. Das Stufenmodell reicht von null Prozent bei sehr effizienten Gebäuden bis zu 95 Prozent bei den schlechtesten.

Den Emissionswert finden Sie auf der Rechnung Ihres Brennstofflieferanten; seit der Einführung sind die Versorger verpflichtet, ihn auszuweisen. Rechnen Sie den auf Sie entfallenden Anteil aus den umlagefähigen Kosten heraus, bevor Sie verteilen. Der Mieter zahlt dann nur seinen Anteil an den CO₂-Kosten.

Das Kürzungsrecht Ihres Mieters

Die Heizkostenverordnung hat eine wirksame Sanktion. Rechnen Sie entgegen der Verordnung ab, also etwa vollständig nach Fläche oder ohne Verbrauchserfassung, darf Ihr Mieter den auf ihn entfallenden Heizkostenanteil um fünfzehn Prozent kürzen. Das gilt unabhängig davon, ob ihm ein Schaden entstanden ist.

Daneben steht das Kürzungsrecht von drei Prozent für den Fall, dass die CO₂-Kosten nicht ordnungsgemäß aufgeteilt oder ausgewiesen wurden. Beide Kürzungen können zusammentreffen. Bei einer Heizkostenposition von tausendfünfhundert Euro sind das schnell zweihundertsiebzig Euro, die Sie nicht bekommen – jedes Jahr aufs Neue, solange Sie den Fehler nicht abstellen.

Besonderheiten bei der Eigentumswohnung

Als Eigentümer einer vermieteten Wohnung erhalten Sie die Heizkostenabrechnung fertig von Ihrer Hausverwaltung beziehungsweise deren Messdienstleister. Das ist bequem, entbindet Sie aber nicht von der Prüfung. Sie schulden Ihrem Mieter eine korrekte Abrechnung, unabhängig davon, wer die Zahlen geliefert hat.

• Liegt der Verbrauchsanteil zwischen 50 und 70 Prozent?
• Sind Heizung und Warmwasser bei verbundenen Anlagen getrennt ausgewiesen?
• Sind die CO₂-Kosten ausgewiesen und ist der Vermieteranteil abgezogen?
• Ist der Reparaturanteil eines Vollwartungsvertrags herausgerechnet?
• Stimmen die Ablesewerte mit dem Zeitraum überein, den Sie abrechnen?
• Taucht die Schornsteinreinigung nur einmal auf?

Ein häufiges Problem ist der abweichende Abrechnungszeitraum. Manche Messdienstleister rechnen nicht nach Kalenderjahr ab, sondern etwa von Oktober bis September. Weicht dieser Zeitraum von dem Ihres Mietvertrags ab, müssen Sie umrechnen oder den Zeitraum angleichen. Zwei unterschiedliche Zeiträume in einer Abrechnung sind für den Mieter nicht nachvollziehbar.

Am einfachsten lösen Sie das, indem Sie den Abrechnungszeitraum Ihres Mietverhältnisses an den der Gemeinschaft angleichen. Das ist zulässig, erfordert aber einen einmaligen Übergangszeitraum, der kürzer als zwölf Monate ist. Eine solche Umstellung sollten Sie Ihrem Mieter ankündigen und im Anschreiben erläutern, damit er den verkürzten Zeitraum nicht für einen Fehler hält.

Mieterwechsel: die Zwischenablesung

Wechselt der Mieter mitten im Abrechnungszeitraum, brauchen Sie Ablesewerte zum Stichtag. Ohne sie lässt sich der Verbrauch nur rechnerisch aufteilen, und das führt bei Heizkosten regelmäßig zu Verzerrungen: Wer von Januar bis Juni wohnt, verbraucht deutlich mehr als jemand, der von Juli bis Dezember dort lebt. Eine Aufteilung nach Tagen würde den Wintermieter systematisch entlasten.

Beauftragen Sie deshalb rechtzeitig eine Zwischenablesung beim Messdienstleister. Die Kosten dafür sind nicht umlagefähig, weil sie nicht dem laufenden Betrieb dienen, sondern durch den Mieterwechsel veranlasst sind. Sie tragen sie also selbst – gemessen an dem Streit, den eine geschätzte Verteilung auslösen kann, ist das gut angelegtes Geld.

Ist eine Zwischenablesung nicht erfolgt, sieht die Heizkostenverordnung eine Aufteilung nach der sogenannten Gradtagszahlenmethode vor. Sie gewichtet die Monate nach dem typischen Heizbedarf und ist damit deutlich sachgerechter als eine reine Tagesaufteilung. Die Grundkosten dagegen werden schlicht zeitanteilig verteilt.

Wenn der Mieter direkt mit dem Versorger abrechnet

Hat Ihre Wohnung eine eigene Therme oder Etagenheizung und Ihr Mieter einen eigenen Vertrag mit dem Gasversorger, entfällt die ganze Frage. Die Heizkosten laufen dann nicht über Ihre Abrechnung, weil Ihnen keine Kosten entstehen. Umlagefähig bleibt allenfalls die Wartung der Anlage, sofern sie im Mietvertrag vereinbart ist.

Achten Sie in diesem Fall darauf, dass Ihre Betriebskostenabrechnung keine Heizkostenposition enthält. Steht in der Jahresabrechnung Ihrer Hausverwaltung dennoch ein Betrag für Wärme, betrifft er die gemeinschaftlichen Flächen – etwa die Beheizung des Treppenhauses. Diesen Anteil dürfen Sie umlegen, aber nach dem allgemeinen Schlüssel, nicht nach der Heizkostenverordnung.