Hausgeldabrechnung in eine Betriebskostenabrechnung umwandeln

Warum die Hausgeldabrechnung nicht als Betriebskostenabrechnung taugt

Als Eigentümer einer vermieteten Wohnung erhalten Sie einmal jährlich die Jahresabrechnung Ihrer Hausverwaltung. Sie zeigt, was die Gemeinschaft im abgelaufenen Wirtschaftsjahr ausgegeben hat und welcher Anteil auf Ihre Wohnung entfällt. Diese Abrechnung ist an Sie als Eigentümer gerichtet und folgt dem Wohnungseigentumsgesetz. Ihr Mieter dagegen hat Anspruch auf eine Abrechnung nach Mietrecht. Das sind zwei verschiedene Rechtsverhältnisse mit zwei verschiedenen Regelwerken.

Der praktische Unterschied ist erheblich. Die Hausverwaltung rechnet nach Miteigentumsanteilen ab, weil die Teilungserklärung das so vorsieht. Ihr Mietvertrag sieht dagegen in aller Regel die Wohnfläche vor. Und die Hausgeldabrechnung enthält Kostenarten, die im Verhältnis zum Mieter überhaupt nicht existieren dürfen. Wer die Abrechnung der Verwaltung ungeprüft kopiert und dem Mieter schickt, produziert eine Abrechnung, die inhaltlich falsch und im Zweifel angreifbar ist.

Die drei Kostenblöcke der Hausgeldabrechnung

Sortieren Sie die Abrechnung Ihrer Verwaltung gedanklich in drei Blöcke. Nur der erste geht an den Mieter weiter.

Diese Einteilung folgt der Betriebskostenverordnung. Betriebskosten sind nach deren Definition nur Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück und den bestimmungsmäßigen Gebrauch laufend entstehen. Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten sind davon ausdrücklich ausgenommen. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist überhaupt keine Ausgabe im eigentlichen Sinne, sondern Vermögensbildung: Das Geld bleibt der Gemeinschaft erhalten und erhöht den Wert Ihres Eigentums.

Schritt für Schritt: So rechnen Sie um

1. Mietvertrag prüfen: Ist die Umlage der Betriebskosten überhaupt vereinbart? Ohne Vereinbarung sind sie mit der Miete abgegolten und eine Abrechnung ist ausgeschlossen.
2. Alle Positionen der Hausgeldabrechnung auflisten – mit dem Gesamtbetrag der Gemeinschaft, nicht mit Ihrem Anteil.
3. Verwaltungskosten, Rücklagenzuführung und sämtliche Instandhaltungs- und Reparaturkosten streichen.
4. Mischpositionen aufteilen, insbesondere beim Hauswart: Der Anteil für Reparaturen und Verwaltung muss heraus.
5. Grundsteuer aus Ihrem eigenen Bescheid ergänzen – sie steht nicht in der Hausgeldabrechnung.
6. Heiz- und Warmwasserkosten gesondert nach der Heizkostenverordnung verteilen.
7. Den verbleibenden Rest nach dem Schlüssel Ihres Mietvertrags auf Ihre Wohnung umrechnen.
8. Die geleisteten Vorauszahlungen abziehen und den Saldo ausweisen.

Punkt zwei wird häufig übersehen und ist doch entscheidend. Ihre Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Dazu gehört, dass Sie die Gesamtkosten der Wirtschaftseinheit angeben und daraus seinen Anteil ableiten – nicht nur den Betrag, der laut Hausverwaltung auf Ihre Wohnung entfällt. Der Mieter muss die Rechnung nachvollziehen können, ohne Ihre Eigentümerunterlagen zu kennen.

Der Umlageschlüssel: Der Mietvertrag hat Vorrang

Hier liegt die zweite große Fehlerquelle. Ihre Hausverwaltung verteilt nach Miteigentumsanteilen, weil die Teilungserklärung das vorgibt. Für das Verhältnis zu Ihrem Mieter ist das ohne Bedeutung. Maßgeblich ist allein, was in Ihrem Mietvertrag steht. Fehlt dort eine Regelung, gilt der gesetzliche Auffangmaßstab: die Wohnfläche.

Miteigentumsanteile und Wohnflächenanteil fallen selten zusammen. Eine Wohnung mit 72 Quadratmetern in einem Haus mit 480 Quadratmetern hat einen Flächenanteil von 15 Prozent. Ihr Miteigentumsanteil kann bei 138 von 1.000 liegen, also bei 13,8 Prozent – oder bei 16,2 Prozent. Rechnen Sie mit dem falschen Wert, ist der Betrag falsch, den Ihr Mieter zahlen soll.

Die Grundsteuer müssen Sie selbst ergänzen

Die Grundsteuer taucht in der Hausgeldabrechnung normalerweise nicht auf. Bei Wohnungseigentum wird sie für jede Einheit gesondert festgesetzt, Sie erhalten also Ihren eigenen Bescheid. Umlagefähig ist sie als laufende öffentliche Last des Grundstücks, und zwar zu hundert Prozent auf Ihre Wohnung – ein Verteilerschlüssel ist nicht nötig, weil der Bescheid ohnehin nur Ihre Einheit betrifft.

Heizung und Warmwasser folgen eigenen Regeln

Heiz- und Warmwasserkosten dürfen Sie nicht einfach nach Fläche verteilen. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch abzurechnen sind. Der Rest wird nach Fläche verteilt. Eine reine Flächenumlage ist unwirksam und berechtigt den Mieter, seinen Anteil zu kürzen.

Seit 2023 kommt die Aufteilung der CO₂-Kosten hinzu. Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto größer der Anteil, den Sie als Vermieter selbst tragen müssen – bis zu 95 Prozent. Weisen Sie die CO₂-Kosten nicht gesondert aus, tragen Sie sie vollständig allein, und der Mieter darf seinen Heizkostenanteil zusätzlich um drei Prozent kürzen. Den spezifischen Emissionswert finden Sie auf der Rechnung Ihres Brennstofflieferanten.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Angenommen, Ihre Wohnung hat 72 Quadratmeter, das Haus insgesamt 480. Der Flächenanteil beträgt damit 15 Prozent. Die Hausgeldabrechnung weist folgende Gesamtkosten aus:

Leerstand und Mieterwechsel gehen zu Ihren Lasten

Stand Ihre Wohnung einen Teil des Jahres leer, tragen Sie die darauf entfallenden Betriebskosten selbst. Sie dürfen sie weder auf den nachfolgenden Mieter abwälzen noch auf die übrige Zeit verteilen. Das gilt auch dann, wenn Sie die Wohnung nachweislich zur Vermietung angeboten haben. Wirtschaftlich ist der Leerstand Ihr Risiko als Eigentümer.

Beim Mieterwechsel im laufenden Jahr rechnen Sie zeitanteilig ab. Maßgeblich sind die Tage, an denen das jeweilige Mietverhältnis bestand. Für flächen-, einheiten- und personenbezogene Positionen kürzen Sie den Jahresanteil entsprechend. Verbrauchsabhängige Positionen behandeln Sie anders: Wo ein Zähler abgelesen wurde, bildet der Verbrauch die Nutzungszeit bereits ab, eine zusätzliche zeitanteilige Kürzung wäre falsch und würde den Mieter doppelt entlasten.

Belegeinsicht: Worauf Ihr Mieter Anspruch hat

Ihr Mieter darf die Unterlagen einsehen, auf denen die Abrechnung beruht. Dazu gehören die Rechnungen der Versorger und Dienstleister, die Ablesewerte und – bei der Eigentumswohnung – auch die Jahresabrechnung Ihrer Hausverwaltung, soweit sie die abgerechneten Positionen betrifft. Sie müssen die Belege nicht unaufgefordert mitschicken, aber auf Verlangen zur Einsicht bereitstellen.

Verweigern Sie die Einsicht, kann Ihr Mieter die Zahlung einer Nachforderung zurückhalten, bis Sie die Unterlagen vorgelegt haben. Praktisch empfiehlt es sich deshalb, die relevanten Seiten gleich als Kopie oder Datei bereitzuhalten. Das erspart Terminabsprachen und nimmt einem großen Teil der Nachfragen von vornherein den Anlass.

Fristen: Zwölf Monate, und Ihre Verwaltung entschuldigt nichts

Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absenden. Versäumen Sie die Frist, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen weiterhin auszahlen.