Erhaltungsrücklage: Warum sie niemals auf den Mieter darf

Ansparen ist keine Ausgabe

Die Erhaltungsrücklage – bis zur Reform des Wohnungseigentumsgesetzes Instandhaltungsrücklage genannt – ist ein Topf, den die Eigentümergemeinschaft für künftige größere Maßnahmen füllt. Jeder Eigentümer zahlt monatlich mit dem Hausgeld einen Anteil ein. Das Geld ist damit nicht ausgegeben, sondern nur umgeschichtet: Es liegt auf dem Konto der Gemeinschaft und gehört wirtschaftlich weiterhin zum Vermögen der Eigentümer.

Genau daran scheitert jede Umlage auf den Mieter. Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum und den bestimmungsmäßigen Gebrauch laufend entstehen. Bei der Rücklage entsteht in diesem Sinne gar kein Aufwand. Sie tauschen Bargeld gegen einen Anteil an einem Guthaben. Der Wert Ihrer Wohnung steigt dadurch sogar: Eine gut gefüllte Rücklage ist beim Verkauf ein Argument und wird im Kaufpreis berücksichtigt.

Auch die Entnahme ist gesperrt

Ein verbreiteter Denkfehler geht so: Wenn die Zuführung nicht umlagefähig ist, muss doch wenigstens die Verwendung umlagefähig sein – schließlich wird jetzt wirklich Geld ausgegeben. Das trifft nicht zu. Entscheidend ist nicht, wann Geld fließt, sondern wofür.

Aus der Rücklage werden fast ausschließlich Instandsetzungen bezahlt: das neue Dach, die sanierte Fassade, der Austausch der Heizungsanlage, die Erneuerung der Leitungen. Diese Maßnahmen sind ausdrücklich keine Betriebskosten. Sie bleiben es auch dann nicht, wenn sie über Jahre angespart wurden. Weder die Einzahlung noch die Auszahlung darf beim Mieter landen.

Der Grenzfall: Betriebskosten aus der Rücklage bezahlt

Es gibt eine Situation, in der genaues Hinsehen lohnt. Manche Gemeinschaften greifen auf die Rücklage zurück, wenn kurzfristig Liquidität fehlt – etwa weil eine hohe Heizkostenrechnung fällig wird, bevor die Hausgelder eingegangen sind. In diesem Fall wird aus der Rücklage eine laufende Betriebskostenart bezahlt.

Für die Umlagefähigkeit kommt es dann nicht auf die Finanzierungsquelle an, sondern auf die Kostenart. Heizkosten bleiben Heizkosten, auch wenn sie vorübergehend aus dem Rücklagentopf beglichen wurden. Sie dürfen sie umlegen. Umgekehrt wird aus einer Reparatur keine Betriebskostenart, nur weil sie aus dem laufenden Hausgeld statt aus der Rücklage bezahlt wurde.

Sonderumlagen folgen derselben Regel

Reicht die Rücklage für eine anstehende Maßnahme nicht aus, beschließt die Eigentümerversammlung eine Sonderumlage. Jeder Eigentümer zahlt dann einen zusätzlichen Betrag, oft in mehreren Raten über ein oder zwei Jahre verteilt. Die Ratenzahlung verleitet dazu, die Beträge für laufende Kosten zu halten. Das sind sie nicht.

Eine Sonderumlage dient praktisch immer der Instandsetzung oder der Modernisierung. Beides ist nicht umlagefähig. Auch eine über Jahre gestreckte Zahlung ändert daran nichts – aus einer einmaligen Maßnahme werden keine laufenden Betriebskosten, nur weil das Geld in Etappen fließt.

Bei einer Modernisierung gibt es allerdings einen anderen Weg, an dem Sie Ihren Mieter beteiligen können: die Modernisierungsmieterhöhung. Sie läuft über die Miete, nicht über die Betriebskosten, hat eigene Voraussetzungen und eine eigene Ankündigungspflicht. Verwechseln Sie die beiden Instrumente nicht – eine Modernisierung über die Nebenkostenabrechnung abzurechnen, ist immer falsch.

So finden Sie die Positionen in Ihrer Abrechnung

In der Jahresabrechnung Ihrer Hausverwaltung heißen die betroffenen Positionen selten so, wie man sie sucht. Achten Sie auf diese Bezeichnungen und behandeln Sie alle gleich: nicht umlagefähig.

• Zuführung Erhaltungsrücklage, Zuführung Instandhaltungsrücklage
• Rücklagenzuführung, IHR, ER
• Instandhaltungsrückstellung
• Entnahme aus der Rücklage
• Sonderumlage, Sonderumlage Sanierung
• Erhaltungsaufwand, Instandsetzungsmaßnahme
• Zins und Tilgung eines Sanierungsdarlehens

Eine ordentliche Jahresabrechnung weist die Rücklage getrennt vom übrigen Hausgeld aus, häufig in einem eigenen Abschnitt mit Anfangsbestand, Zuführung, Entnahme und Endbestand. Finden Sie diesen Abschnitt nicht, fragen Sie bei der Verwaltung nach. Ohne diese Trennung können Sie nicht sicher sein, dass Sie nicht doch einen Teil der Rücklage in Ihre Betriebskostenabrechnung übernehmen.

Was das für Ihre Kalkulation bedeutet

Die Rücklage ist bei vielen Eigentumswohnungen der zweitgrößte Posten im Hausgeld, gleich nach den Heizkosten. Dass Sie ihn selbst tragen, sollte in Ihre Renditerechnung einfließen – nicht erst dann, wenn Sie die Abrechnung schreiben.

Die steuerliche Seite kurz erklärt

Ein Trost bleibt: Was Sie selbst tragen, ist bei der Vermietung in aller Regel steuerlich berücksichtigungsfähig. Die Zuführung zur Rücklage gilt allerdings noch nicht als Abfluss – abziehbar wird der Aufwand erst, wenn die Gemeinschaft das Geld tatsächlich für eine Maßnahme verwendet.

Was Ihr Mieter davon sehen darf

In der Abrechnung an Ihren Mieter taucht die Rücklage überhaupt nicht auf – weder als Position noch als Abzug. Sie gehört nicht in die Aufstellung der Gesamtkosten, weil sie keine Betriebskostenart ist. Wer sie der Vollständigkeit halber mit einem Vermerk aufführt, schafft nur Verwirrung und lädt zu Nachfragen ein.

Anders sieht es bei der Belegeinsicht aus. Verlangt Ihr Mieter Einsicht in die Jahresabrechnung der Hausverwaltung, wird er die Rücklage dort sehen. Das ist unproblematisch, solange Ihre Abrechnung die Position nicht enthält. Sie können ihm auf Nachfrage schlicht erklären, dass dieser Teil des Hausgelds Ihre Vermögensbildung betrifft und deshalb bei Ihnen bleibt.

Praktisch bewährt hat es sich, in der Abrechnung einen kurzen Satz zu ergänzen, der die Systematik erläutert: dass die Gesamtkosten der Wirtschaftseinheit nur die umlagefähigen Betriebskosten enthalten und dass Verwaltungskosten, Rücklage und Instandsetzungen bereits herausgerechnet wurden. Das beantwortet die häufigste Rückfrage, bevor sie gestellt wird, und zeigt, dass Sie sorgfältig gearbeitet haben.

Was passiert, wenn Sie es trotzdem umgelegt haben

Haben Sie die Rücklage in früheren Abrechnungen mitberechnet, kann Ihr Mieter den zu viel gezahlten Betrag zurückfordern. Der Anspruch verjährt in drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem er entstanden ist und der Mieter davon erfahren hat. In der Praxis werden dabei mehrere Jahre auf einmal geprüft.

Bemerken Sie den Fehler selbst, korrigieren Sie ihn aktiv. Eine von Ihnen angestoßene Korrektur wirkt anders als eine, die nach anwaltlichem Schreiben erfolgt – und Sie behalten die Kontrolle über den Umfang. Rechnen Sie die betroffenen Jahre neu und bieten Sie die Verrechnung mit künftigen Vorauszahlungen an. Das ist für beide Seiten der einfachste Weg.

Für die Zukunft hilft ein einfacher Griff: Nehmen Sie die Rücklage gar nicht erst in Ihre Arbeitsdatei auf. Wer die Position schon beim Übertragen der Jahresabrechnung auslässt, kann sie später auch nicht versehentlich mitverteilen. Dasselbe gilt für die Verwaltervergütung und für alles, was nach Reparatur klingt. Was nicht in der Aufstellung steht, landet nicht in der Abrechnung.

Sinnvoll ist außerdem, den Grund der Streichung zu notieren – etwa mit einem Kürzel für Rücklage, Verwaltung oder Instandsetzung. Wenn Ihr Mieter Jahre später nachfragt, warum ein bestimmter Betrag aus der Hausgeldabrechnung nicht auftaucht, können Sie es in einem Satz beantworten, statt die alte Abrechnung neu durchdenken zu müssen.