Die Hausverwaltung liefert zu spät – was Sie jetzt tun können

Warum Sie für die Verwaltung einstehen müssen

Es fühlt sich unfair an, und doch ist die Rechtslage eindeutig. Ihr Mieter hat einen Anspruch gegen Sie, nicht gegen Ihre Hausverwaltung. Wen Sie einschalten, um diesen Anspruch zu erfüllen, ist Ihre Sache. Genau das meint der Begriff der Erfüllungsgehilfin: Wer sich zur Erfüllung einer Pflicht eines Dritten bedient, haftet für dessen Verschulden wie für eigenes.

Für die Abrechnungsfrist bedeutet das: Die Ausnahme, nach der Sie auch verspätet nachfordern dürfen, greift nur, wenn Sie die Verzögerung nicht zu vertreten haben. Eine säumige Verwaltung fällt nicht darunter. Sie haben sie ausgewählt, Sie können sie in der Eigentümerversammlung abwählen, und Sie können sie zur Leistung anhalten.

Diese Zurechnung wirkt auch dann, wenn Sie überhaupt keinen Einfluss hatten – etwa weil Sie überstimmt wurden oder die Wohnung gerade erst gekauft haben. Der Mieter soll nicht darunter leiden, wie die Eigentümer ihre Angelegenheiten organisieren.

Der typische Ablauf und wo es klemmt

Die Verwaltung erstellt die Jahresabrechnung nach Ende des Wirtschaftsjahres, legt sie dem Verwaltungsbeirat zur Prüfung vor und bringt sie dann in die Eigentümerversammlung ein. Erst dort wird sie beschlossen. Zwischen Jahresende und Beschluss vergehen häufig sechs bis neun Monate.

Rechnerisch bleibt Ihnen danach noch ein Quartal. Das genügt, solange nichts dazwischenkommt. Verschiebt sich die Versammlung aber auf den Herbst, wird es knapp – und wenn die Abrechnung dort noch beanstandet und zurückgestellt wird, wird es unmöglich.

Was Sie tun, wenn die Frist näher rückt

Warten Sie nicht bis Dezember, um festzustellen, dass nichts kommt. Setzen Sie sich einen eigenen Stichtag – etwa Ende September – und handeln Sie, sobald er erreicht ist.

1. Die Verwaltung schriftlich zur Übersendung auffordern, mit konkreter Frist von zwei Wochen.
2. Auf Ihr Einsichtsrecht als Eigentümer hinweisen und Belegeinsicht verlangen.
3. Kommt nichts, die Ihnen vorliegenden Unterlagen zusammentragen: Wirtschaftsplan, Vorjahresabrechnung, Kontoauszüge über die Hausgeldzahlungen.
4. Auf dieser Grundlage eine Abrechnung erstellen und fristgerecht zustellen.
5. Im Anschreiben offenlegen, dass einzelne Positionen vorläufig sind und eine Korrektur folgt.
6. Sobald die Jahresabrechnung vorliegt, eine berichtigte Fassung nachreichen.

Der fünfte Punkt ist wichtiger, als er klingt. Eine Abrechnung, die einzelne Werte als vorläufig kennzeichnet, ist ehrlicher und praktisch belastbarer als eine, die Genauigkeit vortäuscht. Ihr Mieter kann nachvollziehen, woran es liegt, und wird eine spätere Korrektur eher akzeptieren.

Darf ich mit geschätzten Werten abrechnen?

Grundsätzlich muss eine Betriebskostenabrechnung auf den tatsächlich angefallenen Kosten beruhen. Eine reine Schätzung erfüllt diese Anforderung nicht. Sie hilft Ihnen aber trotzdem weiter, und zwar aus einem praktischen Grund: Sie erhalten die Chance, überhaupt fristgerecht zuzustellen.

Verwenden Sie deshalb möglichst belastbare Werte. Der Wirtschaftsplan der Gemeinschaft ist eine deutlich bessere Grundlage als eine freie Schätzung, weil er auf einer Kalkulation beruht. Für Positionen, die sich kaum verändern – Versicherung, Grundsteuer, Gartenpflege – liegen Sie damit meist nahe am Ergebnis.

Für verbrauchsabhängige Positionen sollten Sie dagegen die Abrechnung des Messdienstleisters abwarten. Diese kommt in aller Regel deutlich früher als die vollständige Jahresabrechnung, weil sie unabhängig von der Eigentümerversammlung erstellt wird. Fragen Sie gezielt danach.

Ansprüche gegen die Verwaltung

Dass Sie gegenüber Ihrem Mieter einstehen müssen, heißt nicht, dass die Verwaltung ungeschoren davonkommt. Die Erstellung der Jahresabrechnung gehört zu ihren gesetzlichen Pflichten. Kommt sie ihr nicht rechtzeitig nach, verletzt sie den Verwaltervertrag.

Entsteht Ihnen daraus ein Schaden – etwa weil eine Nachforderung von achthundert Euro verfällt – kommt ein Schadensersatzanspruch in Betracht. Sie müssen dafür belegen, dass die Verspätung ursächlich war und dass Sie selbst alles Zumutbare getan haben. Genau deshalb ist die schriftliche Fristsetzung so wichtig: Sie ist Ihr Nachweis.

Der Anspruch steht allerdings der Gemeinschaft zu, nicht Ihnen allein, soweit es um Pflichten aus dem Verwaltervertrag geht. In der Praxis führt der Weg deshalb über die Eigentümerversammlung. Bringen Sie das Thema dort ein – erfahrungsgemäß sind Sie nicht der einzige vermietende Eigentümer mit diesem Problem.

Vorbeugen für die kommenden Jahre

Wenn sich das Problem wiederholt, lohnt es sich, in der Gemeinschaft strukturell anzusetzen. Vermietende Eigentümer haben ein berechtigtes Interesse an einer zügigen Abrechnung, und dieses Interesse lässt sich in Beschlüsse und Verträge übersetzen.

• Einen festen Termin für die Eigentümerversammlung im ersten Halbjahr beschließen
• Im Verwaltervertrag eine Frist für die Erstellung der Jahresabrechnung vereinbaren
• Die Verwaltung verpflichten, den Entwurf schon vor der Versammlung zugänglich zu machen
• Eine gesonderte Aufstellung der umlagefähigen Kosten anfordern, getrennt nach BetrKV-Positionen
• Die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters direkt und früh anfordern

Der vierte Punkt spart Ihnen jedes Jahr Arbeit. Viele Verwaltungen bieten eine solche Aufstellung an, wenn man danach fragt – teils gegen ein geringes Entgelt. Sie ersetzt Ihre eigene Prüfung nicht, erleichtert sie aber erheblich.

Was Sie Ihrem Mieter schreiben

Ein kurzes, offenes Anschreiben nimmt den meisten Rückfragen die Grundlage. Erklären Sie in zwei Sätzen, dass einzelne Positionen noch auf vorläufigen Werten beruhen, weil die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft noch aussteht, und dass Sie eine berichtigte Fassung nachreichen, sobald sie vorliegt.

Kennzeichnen Sie die betroffenen Positionen auch in der Abrechnung selbst, etwa mit einem Sternchen und einer Fußnote. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Werte feststehen und welche nicht. Das schafft mehr Vertrauen als eine Abrechnung, die Vollständigkeit suggeriert und später korrigiert wird.

Halten Sie Ihre Ankündigung dann auch ein. Wer eine Korrektur zusagt und sie nie schickt, muss damit rechnen, dass der Mieter die gesamte Abrechnung in Zweifel zieht – auch die Teile, die von Anfang an korrekt waren.

Wenn die Frist trotz allem verstrichen ist

Ist der Stichtag vorbei und Sie haben nicht abgerechnet, bleibt die Pflicht bestehen. Erstellen Sie die Abrechnung, sobald die Unterlagen da sind, und stellen Sie sie zu. Ergibt sich ein Guthaben, zahlen Sie es aus – daran ändert die Verspätung nichts. Ergibt sich eine Nachzahlung, ist sie verloren; das offen zu benennen ist besser, als eine Forderung zu stellen, die keinen Bestand hat.

Prüfen Sie in diesem Fall, ob Sie die Vorauszahlungen für die Zukunft anpassen können. Das setzt eine formell wirksame Abrechnung voraus, nicht aber deren Rechtzeitigkeit. Sie können also auch nach Fristablauf noch dafür sorgen, dass sich der Fehler nicht im nächsten Jahr wiederholt.

Und ziehen Sie eine Konsequenz für die Gemeinschaft: Ein verlorener Betrag ist ein konkretes Argument in der nächsten Eigentümerversammlung. Er zeigt, dass die späte Jahresabrechnung nicht nur unbequem ist, sondern die vermietenden Eigentümer bares Geld kostet.

Was Sie auf keinen Fall tun sollten

• Gar nicht abrechnen, weil die Unterlagen fehlen – die Pflicht besteht unabhängig davon
• Die Abrechnung datieren, aber erst später verschicken – es zählt der Zugang
• Sich gegenüber dem Mieter auf die säumige Verwaltung berufen – das entlastet Sie nicht
• Zu hoch schätzen in der Hoffnung, später nach unten korrigieren zu können
• Die Frist verstreichen lassen und hoffen, dass der Mieter es nicht bemerkt

Der letzte Punkt verdient eine Anmerkung. Mieterinnen und Mieter informieren sich heute schnell, und die Zwölfmonatsfrist gehört zu den bekanntesten Regeln des Mietrechts. Eine verspätete Nachforderung wird fast immer erkannt – und dann steht neben dem verlorenen Betrag auch noch die Frage im Raum, wie sorgfältig der Rest der Abrechnung war.