Eigentümerwechsel: Wer rechnet die Nebenkosten ab?

Kauf bricht nicht Miete

Wer eine vermietete Wohnung kauft, übernimmt das Mietverhältnis so, wie es besteht. Das Gesetz formuliert das als Eintritt des Erwerbers in die Rechte und Pflichten aus dem Mietvertrag. Praktisch heißt das: Sie können den Vertrag nicht neu verhandeln, keine anderen Umlageschlüssel einführen und keine Betriebskostenarten ergänzen, die dort nicht vereinbart sind.

Für die Nebenkostenabrechnung ist das die wichtigste Konsequenz. Enthält der übernommene Vertrag keine Vereinbarung über die Umlage von Betriebskosten, dürfen Sie auch als neuer Eigentümer nichts abrechnen – die Betriebskosten sind dann mit der Miete abgegolten. Enthält er einen für Sie ungünstigen Schlüssel, gilt dieser weiter.

Wer für welchen Zeitraum abrechnet

Die Zuständigkeit richtet sich danach, wann der Abrechnungszeitraum endet und wann das Eigentum übergeht. Maßgeblich für den Übergang ist nicht der Notartermin, sondern die Eintragung im Grundbuch – in der Praxis wird häufig auf den im Kaufvertrag vereinbarten Übergabestichtag abgestellt, an dem Nutzen und Lasten wechseln.

Der mittlere Fall führt am häufigsten zu Streit. Verbreitet ist die Praxis, dass der Erwerber gegenüber dem Mieter für das gesamte Jahr abrechnet und sich intern mit dem Verkäufer auseinandersetzt. Für den Mieter ist das die einzige Variante, die funktioniert: Er soll nicht zwei Abrechnungen von zwei Parteien für dasselbe Jahr erhalten.

Der interne Ausgleich zwischen Käufer und Verkäufer

Wenn Sie als Erwerber für das ganze Jahr abrechnen, tragen Sie zunächst auch die Anteile, die wirtschaftlich den Verkäufer betreffen. Deshalb regelt ein guter Kaufvertrag, wie der Ausgleich läuft: Der Verkäufer erstattet die Kosten seiner Besitzzeit, und er reicht die von ihm vereinnahmten Vorauszahlungen weiter.

Was Sie vom Verkäufer brauchen

Ohne Unterlagen können Sie nicht abrechnen. Fordern Sie die folgenden Dokumente ein, bevor der Kaufpreis fließt – danach lässt der Eifer erfahrungsgemäß nach.

1. Vollständiger Mietvertrag mit allen Nachträgen und Anlagen
2. Die letzten drei Betriebskostenabrechnungen an den Mieter
3. Die letzten drei Jahresabrechnungen der Hausverwaltung
4. Aktueller Wirtschaftsplan der Gemeinschaft
5. Nachweis über die vereinbarte und die zuletzt gezahlte Vorauszahlung
6. Beschlusssammlung der Eigentümergemeinschaft
7. Aktueller Grundsteuerbescheid
8. Zählerstände zum Übergabestichtag, protokolliert
9. Nachweis über die Kaution und wo sie angelegt ist

Wenn der Verkäufer nicht abgerechnet hat

Ein häufiger Fall: Sie kaufen im Frühjahr, und für das Vorjahr liegt noch keine Abrechnung vor. Die Zwölfmonatsfrist läuft weiter, unabhängig vom Eigentümerwechsel. Wird sie versäumt, ist die Nachforderung verloren – ein Guthaben muss trotzdem ausgezahlt werden.

Klären Sie deshalb frühzeitig, wer diese Abrechnung erstellt, und setzen Sie dem Verkäufer eine Frist. Rechnet er nicht ab, sollten Sie es tun, sofern Sie die Unterlagen haben – lieber eine Abrechnung, die vielleicht von der falschen Partei kommt, als gar keine. Den wirtschaftlichen Ausgleich regeln Sie danach.

Für den Mieter ist entscheidend, dass er überhaupt eine nachvollziehbare Abrechnung erhält. Sein Interesse an einem Guthaben oder seine Pflicht zur Nachzahlung hängen nicht davon ab, wie Käufer und Verkäufer ihre Angelegenheiten untereinander ordnen.

Kaution, Vorauszahlungen und laufende Zahlungen

Mit dem Eintritt in das Mietverhältnis übernehmen Sie auch die Pflicht zur Rückzahlung der Kaution am Ende der Mietzeit. Lassen Sie sich die Kaution deshalb tatsächlich übertragen und nicht nur auf dem Papier zusichern. Der Mieter kann sich am Ende an Sie halten, unabhängig davon, ob Sie das Geld je gesehen haben.

Informieren Sie den Mieter zeitnah über den Eigentümerwechsel und teilen Sie ihm die neue Bankverbindung mit. Solange er in gutem Glauben an den alten Eigentümer zahlt, kann das zu seinen Gunsten wirken. Eine kurze schriftliche Mitteilung mit dem Stichtag, ab dem an Sie zu zahlen ist, vermeidet dieses Problem.

• Kaution nachweislich übertragen lassen, samt Zinsen
• Mieter schriftlich über den Wechsel und die neue Bankverbindung informieren
• Stichtag nennen, ab dem an Sie gezahlt wird
• Bestehende Vorauszahlungshöhe zunächst unverändert weiterführen
• Anpassung der Vorauszahlung erst nach der nächsten Abrechnung vornehmen

Was in den Kaufvertrag gehört

Weil die gesetzliche Abgrenzung im Einzelnen strittig sein kann, ist die vertragliche Regelung der sicherste Weg. Sprechen Sie die folgenden Punkte im Entwurf an, bevor der Notartermin steht.

• Wer die Betriebskostenabrechnung für das laufende Jahr gegenüber dem Mieter erstellt
• Wie der interne Ausgleich zwischen Käufer und Verkäufer erfolgt
• Dass vereinnahmte Vorauszahlungen des Mieters weitergereicht werden
• Wer eine noch offene Abrechnung des Vorjahres erstellt und bis wann
• Übergabe der Kaution mit Nachweis der Anlage
• Herausgabe aller genannten Unterlagen bis zu einem festen Termin
• Wie mit einer Nachzahlung oder einem Guthaben aus der Zeit vor dem Übergang verfahren wird

Der Sonderfall Verkauf: was Sie noch schulden

Verkaufen Sie eine vermietete Wohnung, endet Ihre Pflicht nicht mit dem Notartermin. Für abgeschlossene Abrechnungszeiträume bleiben Sie zuständig, und die Zwölfmonatsfrist läuft für Sie weiter. Wer nach dem Verkauf die Unterlagen zusammenpackt und die letzte Abrechnung vergisst, verliert die Nachforderung – und muss ein etwaiges Guthaben trotzdem auszahlen.

Rechnen Sie deshalb offene Zeiträume möglichst vor der Übergabe ab, solange Sie alle Unterlagen zur Hand haben und der Kontakt zur Hausverwaltung noch besteht. Nach dem Eigentumsübergang bekommen Sie von der Verwaltung keine Auskünfte mehr – Sie sind dort kein Mitglied der Gemeinschaft mehr und haben kein Einsichtsrecht.

Reichen Sie außerdem die Vorauszahlungen weiter, die Sie für Monate nach dem Stichtag bereits vereinnahmt haben. Zahlt der Mieter im Juni die Vorauszahlung für Juli und wechselt das Eigentum zum ersten Juli, gehört dieses Geld dem Erwerber. Behalten Sie es, fehlt es dem Käufer bei der Abrechnung und er wird es von Ihnen fordern.

Erste Abrechnung nach dem Kauf: eine kurze Checkliste

1. Mietvertrag prüfen: Ist die Umlage vereinbart, welcher Schlüssel gilt, sind die sonstigen Betriebskosten benannt?
2. Abrechnungszeitraum festlegen und prüfen, ob er über den Eigentumsübergang hinausreicht.
3. Jahresabrechnung der Hausverwaltung besorgen und die nicht umlagefähigen Positionen streichen.
4. Grundsteuer aus dem eigenen Bescheid ergänzen.
5. Zählerstände zum Stichtag berücksichtigen, sofern vorhanden.
6. Vorauszahlungen des gesamten Jahres ansetzen, auch die an den Verkäufer geleisteten.
7. Abrechnung erstellen, zustellen und den Zugang dokumentieren.
8. Erst danach den internen Ausgleich mit dem Verkäufer abwickeln.

Der sechste Punkt wird häufig übersehen. In der Abrechnung an den Mieter zählen alle Vorauszahlungen, die er im Abrechnungszeitraum geleistet hat – auch jene, die noch an den Verkäufer gingen. Setzen Sie nur Ihre eigenen an, fordern Sie zu viel und die Abrechnung ist falsch.

Planen Sie für die erste Abrechnung nach dem Kauf mehr Zeit ein als für die folgenden. Sie kennen die Unterlagen noch nicht, müssen die Systematik der Hausverwaltung erst durchschauen und die Vereinbarungen des übernommenen Mietvertrags mit den Positionen der Jahresabrechnung abgleichen. Alles, was Sie dabei einmal festhalten, ersparen Sie sich in den Folgejahren.